Kurum ve Kuruluşlarda Elektronik Belge Yönetim Sistemi Risk Unsurları: Paydaş Görüşlerine Dayalı Nitel Bir İnceleme - Eroğlu, Nagihan Gönül; Polat, Coşkun (Bilgi Dünyası, 2025)
Fiziki ortamda yürütülen belge yönetimi uygulamalarının elektronik ortama taşınması çeşitli risk unsurlarını beraberinde getirmiştir. Önlem alınmadığı takdirde organizasyonlara hukuki yaptırımlar, ekonomik sorunlar, prestij kaybı gibi ciddi zararlar verebilecek bu risklerin yönetimi önemli bir konu haline gelmiştir. Bu çalışma, Türkiye’deki kurum ve kuruluşlarda Elektronik Belge Yönetim Sistemleri (EBYS) ve süreçlerinde karşılaşılan risk unsurlarını ortaya koymak amacıyla gerçekleştirilmiştir. Araştırmanın, EBYS’lerdeki potansiyel risk unsurlarının tespit edilmesine ve daha etkin bir şekilde yönetilmesine yardımcı olacağı öngörülmüştür. Bu kapsamda öncelikle, başta standartlar ve rehberler olmak üzere literatürde konuyla ilgili çalışmalar değerlendirilmiştir. Ardından yarı yapılandırılmış görüşme tekniği kullanılarak 13 kurum ve kuruluşta görev yapan EBYS’den sorumlu personel, belge yönetimi alanında sekiz uzman/akademisyen ve EBYS yazılımı geliştiren üç firma ile gerçekleştirilen görüşmelerle uygulamada karşılan riskler belirlenmiştir. Görüşmelerden elde edilen veriler MAXQDA yazılımı kullanılarak değerlendirilmiştir. Yapılan analizler sonucunda, EBYS ve süreçlerinde kullanıcı hataları, mevzuat belirsizliği/yetersizliği, beklenmedik olaylara hazır olmama, teknoloji değişimi, organizasyonel değişiklik, kurumsal analiz eksikliği, firma bağımlılığı, güvenlik, teknik yetersizlik gibi başlıca risk unsurlarının olduğu anlaşılmıştır. Elde edilen bulgular, ülkemizdeki kurum ve kuruluşlarda EBYS ve süreçlerine ilişkin karşılaşılan risklerin yalnızca yazılım kaynaklı olmadığını, insan kaynaklı, kurumsal ve ulusal boyutlarıyla birlikte çok yönlü olduğunu göstermiştir. Çalışma, EBYS ve süreçlerinin daha sağlıklı işlemesi adına kurumsal farkındalığın ve risk yönetimine olan ilginin güçlendirilmesine yönelik öneriler sunmaktadır.
Keywords: EBYS; elektronik belge yönetimi; elektronik belge yönetim sistemi; risk; risk yönetimi; elektronik belge yönetiminde risk