Öz

Kurumların idari sistemleri içerisinde tanımlanan belge yönetimi çalışmalarında başarı için, kurum içerisinde idari yapı ve belge uygulamalarına yönelik var olan kapasitenin analiz edilmesi oldukça önemlidir Bu kapsamda belge yönetimi alanında uluslararası ve ulusal koşulların değerlendirilmesi, belge işlemlerinde var olan durumu tanımlamak için analizlerin yapılması gerekmektedir. Çalışmada, Türkiye Kızılay Derneği (TKD) Haberleşme ve Arşiv Müdürlüğü ile İnsan Kaynakları Müdürlüğünde, Uluslararası Belge Yönetimi Vakfı ve Dünya Bankasının ortak çalışması sonucu geliştirilen Belge Yönetimi Kapasite Değerlendirme Sistemi (RMCAS) ile ilgili yazılım programından yararlanılarak analizler yapılmıştır. Gerçekleştirilen analizlerle TKD’de belge işlemlerine yönelik var olan kapasite olanaklarının, sorunların ve beklentilerin tespit edilmesi amaçlanmıştır. Analizlerden elde edilen verilere göre; TKD içerisinde belge erişime dönük üst veri unsurlarının tanımlanmasında, erişim kısıtlamaları, değerlendirme ve imha işlemlerinde, denetim mekanizmalarının oluşturulmasında, uygulamaların birimlere yayılmasında sorunlar yaşandığı, ayrıca iletişim ve rutin yazışmalarda elektronik ortama geçişin öncelikli alanlardan biri olduğu ortaya çıkmıştır.

Anahtar Kelimeler: Belge yönetimi, Kapasite, Değerlendirme, Türkiye Kızılay Derneği

Referanslar

  1. Australian Society of Archivists. (2005). New tools from the international records management. Electronic Records Special Interest Group Newsletter. 7 Eylül 2007 tarihinde http://www.archivists.org.au/files/Branch_and_SIG_pubs/ERSIG/ERSIG_Newsletter/200504_ERSIG_Newsletter.pdf adresinden erişildi.
  2. Cain, P. (2002). Model requirement for the management of electronic records (MoReq): a critical evaluation. Records Management Journal, 12(1), 14-18.
  3. Demp, S. (2004). An introduction to records management capacity assessment system (RMCAS). Esarbicas Newsletter, October, 8-13.
  4. Duff, W. ve McKemmish, S. (2000). Metadata and ISO Compliance. Information Management Journal, 34(1), 1-8.
  5. European Union Interchange of Data between Administration (IDA) (2001). Model requirements for the management of electronic records (MoReq). 10 Mayıs 2006 tarihinde http://europa.eu.int/ISPO/ida/jsps/index.jsp?fuseAction=show.Document&parent=whatsnew&documentID=413 adresinden erişildi.
  6. Griffin, A. (2004). Records management capacity assessment system (RMCAS). Archival Science, 4, 71-97.
  7. Hare, C. E. ve McLeod, J. (1997). Developing a record management programme. London: Aslib.
  8. ISO 15489-1. (2001). International records management standard. Swistzerland: ISO/TC 46 Technical Committee:1-11. 17 Şubat 2006 tarihinde http//www.arxiversvalecians.org/document/ISO_TR_15489-1pdf. adresinden erişildi.
  9. ISO 15489-2. (2001) Technical report: International records management standard guidelines. Switzerland: ISO/TC 46 Technical Committee, 2001:1-24. 17 Şubat.2006 tarihinde http//www.arxiversvalecians.org/document/ISO_TR_15489-2pdf. adresinden erişildi.
  10. Penn, I. A., Mordel, A. ve Pennix, G. (1994). Record management handbook. Kelvin Smith: Gower.
  11. Records Management Capacity Assessment System. (2004). International records management trust ‘Freeware’. 17 Şubar 2006 tarihinde http://www.irmt.org;http://www.nationalarchives.gov.uk/RMCAS adresinden erişildi.
  12. Records Management Capacity Assessment System: User Guide. (2005). International records management trust. Version 1,4. 3 Eylül 2007 tarihinde http://www.nationalarchives.gov.uk/rmcas/documentation/rmcas_user_guide.pdf adresinden erişildi.
  13. Records Management Capacity Assessment System. (2007). National archives of England. 22 Ağustos 2007 tarihinde http://www.nationalarchives.gov.uk/RMCAS/ adresinden erişildi.
  14. Smith, R.J. ve Kallaus N.F. (1997). Records management. Cincinnati, OH: South Western Education Publishing.
  15. Spratt. (2004). Records management: the next ten years. RDIMS (Records, documents and image management systems). Canadian Federal Government Shared System Initiative. 8 Haziran 2006 tarihinde https://www.rdims.com/Documents/WhitePaper-RecordsManagement-TheNextTenYears.doc adresinden erişildi.
  16. Thurston, A. (2005). Fostering trust and transparency through information systems. ACARM Newsletter, 36, 1-5.

Lisans

Telif Hakkı (c) 2010 Yazar(lar). Açık erişimli bu makale, orijinal çalışmaya uygun şekilde atıfta bulunulması koşuluyla, herhangi bir ortamda veya formatta sınırsız kullanım, dağıtım ve çoğaltmaya izin veren Creative Commons Attribution License (CC BY) altında dağıtılmıştır.

Nasıl Atıf Yapılır

Külcü, Özgür, & Uzun Külcü, H. (2010). Belge Yönetimi Kapasite Değerlendirme Sistemi: Bir Uygulama Örneği Olarak Türkiye Kızılay Derneği. Bilgi Dünyası, 11(1), 22-48. https://doi.org/10.15612/BD.2010.255