Öz

Belgeleri düzenlenmek amacıyla Milli Arşiv tarafından geliştirilen Standart Dosya Planının uygulanması sırasında çeşitli güçlükler yaşandığı bilinmektedir. Bu güçlüklerin önemli bir bölümü plandaki konu başlıklarının belediye fonksiyonlarını tam karşılamaması, bu başlıkların yeteri kadar tanımlayıcı olmaması, planın elektronik belgeler üzerinde nasıl uygulanacağının bilinmemesi, serileri oluşturacak belgelerin dosyalama anlayışındaki belirsizlik gibi çeşitli problemlerden kaynaklanmaktadır. Bu çalışmanın amacı, belirtilen problemlere çözüm yolları önermektir. İstanbul Büyükşehir Belediyesinde yürütülen dosya planı uygulamaları incelenmiştir. Görüşme, gözlem ve betimleme metodunun kullanıldığı bu çalışmanın sonucunda, güçlüklerin planın kendi içyapısından kaynaklanabildiği gibi uygulayıcıların sebep olduğu dış etkenlerden de doğabildiği anlaşılmıştır. Bu güçlüklerin, sistem yaklaşımı anlayışı içerisinde iyi tasarlanmış bir belge yönetimi programıyla aşılabileceği görülmüştür.

Anahtar Kelimeler: Dosya yönetimi, Belge yönetimi, Arşivler

Referanslar

  1. Arşiv Müdürlüğü Görev ve Çalışma Yönetmeliği. (2007). İBB Arşiv Müdürlüğü. 22 Ekim 2007 tarihinde http://www.ibb.gov.tr/trTR/Kurumsal/Birimler/ArsivMd/Pages/AnaSayfa.aspx adresinden erişildi.
  2. Bakanlıkların Kuruluş ve Görev Esasları Hakkında 174 Sayılı Kanun Hükmünde Kararname İle 13/12/1983 Gün ve 174 Sayılı Bakanlıkların Kuruluş ve Görev Esasları Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin Bazı Maddelerinin Kaldırılması ve Bazı Maddelerinin Değiştirilmesi Hakkında 202 Sayılı Kanun Hükmünde Kararnamenin Değiştirilerek Kabulü Hakkında Kanun. (1984). Kanun no: 3046, Resmi Gazete t. 9/10/1984, s. 18540. 10 Eylül 2007 tarihinde http://www.hukuki.net/kanun/3046.15.text.asp adresinden erişildi.
  3. Başbakanlık Personel ve Prensipleri Genel Müdürlüğü’nün 13/08/1991 tarih ve 08-3-383-16649 sayı ve 1991/17 numaralı genelgesi. (1993). Başbakanlık dış genelgeler (1991-1992), Ankara: Başbakanlık Personel ve Prensipleri Genel Müdürlüğü.
  4. Biçer, A. (1999). Belediyelerde arşiv hizmetleri ve arşiv yönetmeliğinin getirdikleri (I-IV). Yerel Gündem, 1(7), 21-27; 1(8), 37-45; 1(9), 42-50; 1(10), 49-55.
  5. Büyükşehir ve il belediye başkanlıkları tespit ve değerlendirme formu. (2005). Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü. 13 Haziran 2007 tarihinde http://www.devletarsivleri.gov.tr/belediyeler/bsbasil.htm adresinden erişildi.
  6. Çiçek, N. (2007). Dosya tasnif planlarında fonksiyonun gücü. Serap Kurbanoğlu, Yaşar Tonta ve Umut Al (Yay. Haz.). Değişen Dünyada Bilgi Yönetimi Sempozyumu, 24-26 Ekim 2007 Ankara, Bildiriler içinde (ss. 235-244). Ankara: Hacettepe Üniversitesi Bilgi ve Belge Yönetimi Bölümü.
  7. Devlet arşiv hizmetleri hakkında yönetmelik. (1988). 5 Ekim 2007 tarihinde http://www.devletarsivleri.gov.tr/Arsiv_mevzuati/ adresinden erişildi.
  8. Devlet memurları kanunu (1965). Kanun No: 657, 11 Kasım 2007 tarihinde http://www.mevzuat.adalet.gov.tr/html/388.html adresinden erişildi.
  9. Dosyalama ve standart dosya planı (2006). (Hizmete Özel), Ankara: Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü.
  10. Engin, B. (1962). Alman belediyeleri teşkilatının ve dosya usulünün desimâl sisteme intibakı. İdare Dergisi, 32(276), 51-54.
  11. Eren, A. (1952). Türkiye’de modern muhaberat, dosya ve arşiv sistemleri. İller ve Belediyeler Dergisi, 8(84), 30-32.
  12. Eren, A. (1953a). Arşiv işleri. İller ve Belediyeler Dergisi, 8(94), 45-48.
  13. Eren, A. (1953b). Desimal tertipte dosya ve saire bölümü esasları ve misali. İller ve Belediyeler Dergisi, 8(89), 39-43.
  14. Gültekin, O. (2007). İstanbul Büyükşehir Belediyesi Yazı İşleri ve Karar Daire Başkanlığı Arşiv Müdürlüğü Arşiv uzmanı, 15 Ekim 2007 tarihinde yapılan görüşme.
  15. İBB (2001). İstanbul Büyükşehir Belediyesi evrak üretim-dosyalama ve arşivleme mevzuatı. İstanbul: Belediye.
  16. İBB (2006). İhaleler. 25 Ağustos 2007 tarihinde http://www.ibb.gov.tr/IBB/Templates/Turkce/IhaleVeIlan/IhaleListe adresinden erişildi.
  17. İBB (2007a) İstanbul Büyükşehir Belediyesi evrak üretim-dosyalama ve arşivleme mevzuatı. İstanbul: Belediye.
  18. İBB (2007b). İhaleler. 25 Ağustos 2007 tarihinde http://www.ibb.gov.tr/IBB/Templates/Turkce/IhaleVeIlan/IhaleListe adresinden erişildi.
  19. İcimsoy, O. (2000) Belediyelerde imar dosyalarının belge profili ve arşivlerinin oluşumu: Kartal Belediyesi örneği. Arşiv Araştırmaları Dergisi, 2, 47-62.
  20. İçişleri Bakanlığı (2006). Standart dosya planı. 25 Temmuz 2007 tarihinde http://www.icisleri.gov.tr/_Icisleri/Web/Gozlem.aspx?sayfaNo=1 adresinden erişildi.
  21. İçişleri Bakanlığı (2007). Bakanlığın B.05.0.BID.0.00.00.04/804.04/234 sayılı ve 19.03.2007 tarihli “Standart Dosya Panı” konulu yazısı, İstanbul Büyükşehir Belediyesi evrak üretim-dosyalama ve arşivleme mevzuatı, İstanbul: Belediye.
  22. İş kanunu (2003). Kanun no: 4857. 10 Kasım 2007 tarihinde http://www.apakymm.com/isci_ozluk.doc adresinden erişildi.
  23. Kandur, H. (2006). Elektronik belge yönetimi sistem kriterleri referans modeli (V.2.0) (gözden geçirilmiş 2.bs.). İstanbul: Devler Arşivleri Genel Müdürlüğü.
  24. Karaduman, N. (2007). İstanbul Büyükşehir Belediyesi Yazı İşleri ve Karar Daire Başkanlığı Arşiv Müdürlüğü Arşiv Uzmanı, 5 Ekim 2007 tarihinde yapılan görüşme.
  25. Kaya, Y. (2007). Yapı-Kredi Kültür Sanat Yayıncılık Ticaret ve Sanayi A.Ş. Arşiv Uzmanı, 10-13 Ekim 2007 tarihleri arasında yapılan görüşme.
  26. Külcü, Ö. ve Külcü, H. U. (2007). Değişen koşullarda kurumsal belge ve arşiv hizmetleri: Bir uygulama örneği olarak Türkiye Kızılay Derneği. Serap Kurbanoğlu, Yaşar Tonta, Umut Al (Yay. Haz.). Değişen Dünyada Bilgi Yönetimi Sempozyumu 24-26 Ekim 2007, Ankara Bildiriler içinde (ss. 245-251). Ankara: Hacettepe Üniversitesi Bilgi ve Belge Yönetimi Bölümü.
  27. Local government group (2007). Local government classification scheme, Records Management Society. 20 Eylül 2007 tarihinde http://www.bcs.org/server.php?show=ConWebDoc.14082 adresinden erişildi.
  28. Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin Değiştirilerek Kabulü Hakkında Kanun. (1988). Kanun no: 3473, Resmi Gazete, t. 04.10.1988, s. 19949.
  29. Parker, E. (1999). Managing your organization’s records. London: Library Association Publishing.
  30. Saraç, S. (2007a). Standart dosya planı. Arşiv Dünyası, 9, 44-46.
  31. Saraç, S. (2007b). Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü Cumhuriyet Arşivi Daire Başkanlığı görevlisi, 28 Aralık 2007 tarihinde yapılan görüşme.
  32. Standart dosya planıyla ilgili 2005/7 sayılı Başbakanlık genelgesi. (2005). 6 Aralık 2005 tarihinde http://www.devletarsivleri.gov.tr/02005-032003802.pdf adresinden erişildi.
  33. Stewart, J. R. ve Melesco, N. M. (2002). Professional records and information management. Newyork: McGrow-Hill.
  34. Yönetim Şeması (2007). İstanbul Büyükşehir Belediyesi yönetim şeması. 20 Kasım 2007 tarihinde http://www.ibb.gov.tr/trTR/kurumsal/Pages/YonetimSemasi.aspx adresinden erişildi.

Lisans

Telif Hakkı (c) 2008 Yazar(lar). Açık erişimli bu makale, orijinal çalışmaya uygun şekilde atıfta bulunulması koşuluyla, herhangi bir ortamda veya formatta sınırsız kullanım, dağıtım ve çoğaltmaya izin veren Creative Commons Attribution License (CC BY) altında dağıtılmıştır.

Nasıl Atıf Yapılır

Çiçek, N. (2008). Belediyelerde Standart Dosya Planı Uygulamalarında Yaşanan Güçlükler. Bilgi Dünyası, 9(2), 466-504. https://doi.org/10.15612/BD.2008.314