Abstract

Records management has changed by e-government applications within the framework of information technology. In this regard, it is required to analyse national and international conditions to determine the problems and expectations to develope suitable systems for organizational and administrational needs. Within this scope, the context of the study is the electronic records management practices in the Ministry of Development Central Organization. Questionnaire was sent to 804 clients at Central Organization in Ankara who have power to use electronic records management systems and turnout at the questionnaire was determined as 167. With the performed analysis, the systems EBYS, AVBYS and KBTarama sistemi which are in the context of the electronic records management practices in Ministry of Development, were evaluated. As a conclusion the systems have been revelaled, the problems are determined and recommendations are given on the subject.

Keywords: Records management, Organizational records management, Electronic records management, Electronic records management systems, Ministry of Development

References

  1. Arşiv ve belge yönetim sistemi (AVBYS). (2014). 2 Ocak 2014 tarihinde https://dptnet.dpt.gov.tr/SitePages/dptnet.aspx adresinden erişildi.
  2. Bailey, S. (2011). Measuring the impact of records management: data and discussion from the UK higher education sector. Records Management Journal, 21(1), 46-68.
  3. Bayram, Ö., Özdemirci, F., ve Şen, Z. (2012, 31 Mayıs- 02 Haziran). Elektronik belge yönetim sistemlerinde kurumsallaştırma süreci: Ankara Üniversitesi elektronik belge yönetim ve arşivleme sistemi çalışmaları. Bilgi Eksenli Kuram ve Uygulamalar: Sorgulayıcı ve Çözümleyici Yaklaşımlar Sempozyumu’nda sunulan bildiri. 12 Şubat 2013 tarihinde http://ebeyas.ankara.edu.tr/dosyalar/bildiriler/bildiri_metni.pdf adresinden erişildi.
  4. Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik. (1988). T.C. Resmî Gazete, Sayı: 19816, 16 Mayıs 1988.
  5. Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS). (2010). Devlet Planlama Teşkilatı. Yönetim ve Bilgi Merkezi Dairesi Başkanlığı Genelge. Sayı: 2010/4 28 Aralık 2010.
  6. Gunnlaugsdottir, J. (2008). Registering and searching for records in electronic records management systems. International Journal of Information Management, 28(4), 293-304.
  7. Kandur, H. (2006). Elektronik belge yönetimi sistem kriterleri referans modeli (2. bs). Ankara: Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü.
  8. KB-Tarama. (2014). KB-Tarama. 2 Ocak 2014 tarihinde https://dptnet.dpt.gov.tr/SitePages/dptnet.aspx adresinden erişildi.
  9. Kaptan, S. (1989). Bilimsel araştırma teknikleri ve istatistik yöntemleri. Ankara: Tekışık Matbaası.
  10. Külcü, Ö. (2012). Türkiye’de kurumsal elektronik bilgi ve belge yönetimi uygulamalarına dönük koşulların değerlendirilmesi: 57 örnek kurumun analizi. Türk Kütüphaneciliği, 26(1), 30-52.
  11. Li Xie. (2006). Evaluation of electronic document and record management program in an Canadian Municipality. Unpublished master’s thesis, University of Biritsh Colombia.
  12. Minnesota State Archives, Minnesota Historical Society. (2004). Electronic document management systems. Version 4. Minnesota: Minnesota State Archives, Minnesota Historical Society. 13 Şubat 2013 tarihinde http://www.mnhs.org/preserve/records/electronicrecords/docs_pdfs/DocumentMgmt-v5-march2012.pdf adresinden erişildi.
  13. Odabaş H. ve Rukancı, F. (2004). Belge yönetiminin bir unsuru olarak yazışma yönetimi. Türk Kütüphaneciliği, 18(4),385-406.
  14. Odabaş, H. (2008). Elektronik belge düzenleme yaklaşımları ve Türkiye’de e-devlet uygulamalarında elektronik belge yönetimi. Atatürk Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü Dergisi, 12(2), 121-142.
  15. Odabaş, H. (2009, 11-13 Şubat). Bilgi kaynaklarının işletiminde elektronik doküman yönetimi ve elektronik belge yönetimi sistemlerinin rolü. Akademik Bilişim’09 - XI. Akademik Bilişim Konferansı’nda sunulan bildiri.
  16. Özdemirci, F., Torunlar, M. ve Saraç, S. (2009). Üniversiteler için belge yönetimi ve arşiv sistemi işlemleri (BEYAS) el kitabı. Ankara.
  17. South Carolina Department of Archives & History. (2008) Electronic records management guidelines: electronic document management systems.Version 2. South Carolina: South Carolina Department of Archives & History. 13 Şubat 2013 tarihinde http://rm.sc.gov/electronicrecords/ERmanagementguidelines/Documents/erm EDMS.pdf adresinden erişildi.
  18. Standart Dosya Planı. (2005). Başbakanlık Personel ve Prensipler Genel Müdürlüğü Genelge, Sayı: 320-3802, 24 Mart 2005.
  19. The National Archives and Records Administraiton (NARA). (2011). 2011 Records Management self assesment report. College Park, MD: The National Archives and Records Administraiton. 03 Nisan 2012 tarihinde http://www.archives.gov/records-mgmt/resources/self-assessment-2011.pdf adresinden erişildi.

License

Copyright (c) 2014 The author(s). This is an open access article distributed under the Creative Commons Attribution License (CC BY), which permits unrestricted use, distribution, and reproduction in any medium or format, provided the original work is properly cited.

How to Cite

Umut, G., & Külcü, Özgür. (2014). Analysis and Recommendations of the Problems Encountered in Electronic Record Management Practices : The Example of Ministry of Development. Information World, 15(1), 102-124. https://doi.org/10.15612/BD.2014.418