Abstract

Changes in managerial approaches with the transition to information society, developed standards, assessment tools, legislations and regulations bring new dimensions to management of organizational information. Organizations managing daily workflows according to internal and external interactions, should use, develop and implement information systems that have different functions for different information assets. Furthermore, organizations should also follow updates related to information system. In this regard, universities with their organizational structures come into prominence among the organizations that are carrying their work processes out with information systems. In this context, this study has revealed the similarities and differences of the practices, and exposed the consistency and interoperability problems in current situations of organizational information and records systems at 22 universities in Turkey via a semi-structured interview and a developed checklist. Findings indicate that there are deficiencies in the managerial applications of organizational information and records systems of universities and they need revisions and improvements in some important points with regard to the processes.

Keywords: Information systems, Records management, Universities, Turkey

References

  1. ayıklama ve İmha İşlemlerinde DaGm’nün Uygun Görüşünün alınması, Yıllık arşiv Faaliyet Raporunun aksatılmadan Gönderilmesi, Yönetim Kurulu ve Benzeri Kararlar İle eski Harfli Türkçe arşiv malzemesinin Bekletilmeden Devlet arşivlerine Devri. Başbakanlık Genelgesi, Sayı: 18975, 20 Ekim 1998.
  2. ayıklama ve imha komisyonlarına ait çalışma rehberi ve Devlet arşivlerine arşivlerine devir işlemleri: 3473 sayılı muhafazasına lüzum Kalmayan evrak ve malzemenin Yok edilmesi Hakkında Kanun kapsamında yer alan kurum ve kuruluşlarda. (1996). S. Saraç ve M. Torunlar (Yay. Haz.). Ankara: DAGM.
  3. Barutçugil, İ. (2002). Bilgi yönetimi. İstanbul: Kariyer Yayıncılık.
  4. Baş, T. (2001). anket: anket nasıl hazırlanır, anket nasıl uygulanır, anket nasıl değerlendirilir. Ankara: Seçkin.
  5. Bilgi Edinme Hakkı Kanunu. (2003). Resmî Gazete, Sayı: 25269, 24 Ekim 2003.
  6. Bingi, P., Golda, J. K. ve Sharda, M. K. (1999). Critical issues affecting an ERP implementation. Information Systems management, 16(3), 7-15.
  7. Cain, P. (2002). Model requirement for the management of electronic records (MoReq): A critical evaluation. Records management Journal, 12(1), 14-18.
  8. Cimtech Ltd. (2009). managing information and documents: the definitive guide. Birleşik Krallık: Cimtech Innovation Centre.
  9. Cisco, S. L. ve Strong, Karen V. (1999). The value added information chain. Information management Journal, 33(1).
  10. Çakmak, T. (2011). Kurumsal içerik yönetimi kapsamında elektronik bilgi ve belge sistemlerinin bir kurum örneğinde değerlendirilmesi. Yayınlanmamış yüksek lisans tezi. Ankara: Hacettepe Üniversitesi.
  11. Çeven, M. (2006). Kurumsal bilgi sistemlerinin karar vermeyi destekleyici özellikleri ve bir uygulama. Yayınlanmamış yüksek lisans tezi, Gaziantep Üniversitesi, Gaziantep.
  12. Çiçek, N. (2000). ISO 9000 Kalite güvence sistemi standardında evrak üretimi ve yönetimi. arşiv araştırmaları Dergisi, 2, 7-34.
  13. Demir, S. (2000). Kurumsal kaynak planlaması. Bilgi Teknolojileri Haber Bülteni, 12, 14-18.
  14. Demp, S. (2004). An introduction to Records Management Capacity Assessment System (RMCAS). esarbicas Newsletter, October 2004, 8-13.
  15. Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik. (1988). Resmî Gazete, Sayı: 19816, 16 Mayıs 1988.
  16. Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelikte Değişiklik Yapılmasına Dair Yönetmelik.(2001). T.c. Resmi Gazete, Sayı: 24487, 8 Ağustos 2001, 95-100. Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü Cumhuriyet Arşivleri Daire Başkanlığı.
  17. Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelikte Değişiklik Yapılmasına Dair Yönetmelik. (2005). Resmi Gazete, Sayı: 25735, 22 Şubat 2005.
  18. Dollar, C. M. (2002). authentic electronic records: Strategies for long term access. Chicago: Cohasset Association.
  19. Duff, W. ve McKemmish, S. (2000). Metadata and ISO compliance. Information management Journal, 34(1), 1-8.
  20. Elektronik İmza Kanunu. (2004). Resmî Gazete, Sayı: 25355, 23 Ocak 2004.
  21. Griffin, A. (2004). Records management capacity assessment system (RMCAS). archival Science, 4, 71-97.
  22. Hare, C. E. ve McLeod, J. (1997). Developing a record management programme. London: Aslib.
  23. Information management planning. (2005). Government of Alberta Information Management Branch. 3 Eylül 2007 tarihinde http://www.im.gov.ab.ca/publications/pdf/IMPlanningGuide.pdf adresinden erişildi.
  24. İcimsoy, A. O. (1997). Arşivlerde mikroform kullanımı: Yeni teknolojiler ve sorunlar. Bilgi Çağı, Bilgi merkezleri ve Bilgi Teknolojileri Sempozyumu 7-9 mayıs 1997 - Bildiriler içinde (ss.7-14). Ankara: Ankara Üniversitesi, 1999.
  25. Kandur, H. (2011). Türkiye’de kamu kurumlarında elektronik belge yönetimi: mevcut durum analizi ve farkındalığın artırılması çalışmaları. Bilgi Dünyası, 12(1), 2-12.
  26. Kandur, H. (1998). Arşivlerde kullanıcı hizmetleri ve bilgisayar kullanımı. I. milli arşiv Şurası (Tebliğler-Tartışmalar) <20-21 Nisan 1998 ankara> içinde (s.579-588). Ankara: Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü.
  27. Karasar, N. (1991). Bilimsel araştırma yöntemi: kavramlar, ilkeler teknikler (4.bs.). Ankara: Sancak Matbaası.
  28. Karasar, N. (2004). Bilimsel araştırma yöntemi. Ankara: Nobel.
  29. Kumar, N. ve Mittal, R. (2004). management information system. New Delhi: Anmol.
  30. Külcü, Ö. (2005). Kamu üniversitelerinde kalite yönetimi ve kalite sistem dokümantasyonu çerçevesinde belge yönetimi. Yayımlanmamış doktora tezi, Hacettepe Üniversitesi, Ankara.
  31. Külcü, Ö. (2006). Küreselleşme Sürecince Avrupa Birliği’nde Belge Yönetimi Uygulamaları ve Türkiye. Bilgi Dünyası 7(2), 202-229.
  32. Külcü, Ö. ve Uzun Külcü, H. (2009). Belge yönetiminde program geliştirme: Belge Yönetimi Kapasite Değerlendirme Sistemi. Bilgi Dünyası, 10 (2), 261-285.
  33. Laudon, K. C. ve Laudon, J. P. (2000). management information systems: organization and technology in the networked enterprise (6. bs.). New Jersey: Prentice-Hall, Inc.
  34. Mabert, A. M., Soni, A. ve Venkataraman, M. A. (2001). Enterprise resource planning: common myths versus evolving reality. Business Horizons, 44(3), 69-76.
  35. Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında Kanun. (1988). Resmî Gazete, Sayı: 19949, 04 Ekim 1988.
  36. Odabaş, H. (2003). Kurumsal bilgi yönetimi. Türk Kütüphaneciliği, 17(4), 357-368.
  37. Odabaş, H. (2007). elektronik belge yönetimi ve kamu kurum ve kuruluşları. Yayımlanmamış doktora tezi, Ankara: Ankara Üniversitesi.
  38. Özdemirci, F. (1996). Kurum ve kuruluşlarda belge üretiminin denetimi ve belge yönetimi. İstanbul: Türk Kütüphaneciler Derneği İstanbul Şubesi Yayınları.
  39. Özdemirci, F. (2004). Bir disiplin olarak belge yönetimi. Kütüphaneciliğin Destanı Uluslararası Sempozyumu 21-24 ekim 2004, ankara, bildiriler içinde (s. 191-210). Ankara: Ankara Üniversitesi Bilgi ve Belge Yönetimi.
  40. Özdemirci, F. (2012). Kurum Arşivlerinden Milli Arşive Kurumsallaşma Süreci ve Elektronik Belge Yönetiminden E-Devlete. arşiv Dünyası, 13, 38-44.
  41. Özdemirci, F. ve Aydın, C. (2007). Kurumsal bilgi kaynakları ve bilgi yönetimi. Türk Kütüphaneciliği, 21(2), 164-185.
  42. Özdemirci, F., Torunlar, M ve Saraç, S. (2009). üniversiteler için belge yönetimi ve arşiv sistemi-işlemleri (BeYaS) el kitabı. Ankara: BEYAS.
  43. Parr, A. ve Shanks, G. (2000). A Taxonomy of ERP implementation approaches. Proceedings, 33rd Hawaii International conference on System Sciences içinde. Hawaii: University of Hawaii. 13 Kasım 2010 tarihinde http://citeseerx.ist.psu.edu/viewdoc/download?doi=10.1.1.98.3458&rep=rep1&type=pdf adresinden erişildi.
  44. Pember, M. (2006). Sorting out the standards: what every records and information professional should know. Records management Journal, 16(1), 21-31.
  45. Penn, I. A., Mordel, A. ve Pennix, G. (1994). Record management handbook. Kelvin Smith: Gower.
  46. Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik. (2004). Resmi Gazete, Sayı: 25658, 2 Aralık 2004, 5-26.
  47. Shepherd, E. ve Geoffrey Y. (2003). managing records a handbook of principles and practices. London: Facet Publishing.
  48. Smith, R. J. ve Kallaus N. F. (1997). Records management. Cincinnati, OH: South Western Education Publishing.
  49. Spiegler, I. (2002). Technology and knowledge: bridging a ‘generating’ gap. Information and management, 2013, 1-7.
  50. Spratt, R. (2004). Records management: the next ten years. RDIMS (Records, Documents and Image Management Systems). Canadian Federal Government Shared System Initiative. 8 Haziran 2006 tarihinde https://www.rdims.com/Documents/WhitePaper-RecordsManagement-TheNextTenYears.doc adresinden erişildi.
  51. Standart Dosya Planı. (2005). Başbakanlık Personel ve Prensipler Genel Müdürlüğü Genelge, Sayı: 320-3802, 24 Mart 2005.
  52. Şahin, M. (2005). Yönetim bilgi sistemleri (3. bs.). Eskişehir: Anadolu Üniversitesi.
  53. Thurston, A. (2005). Fostering trust and transparency through information systems. acaRm Newsletter, 36, 1-5.
  54. TS 13298. (2009). elektronik belge yönetimi. Ankara: Türk Standartları Enstitüsü.
  55. TS ISO 15489-1. (2007). Bilgi ve dokümantasyon - Belge yönetimi Bölüm 1: Genel. Türk Standartlar Örgütü: Ankara.
  56. TSE ISO/TR 15489-2. (2007). Bilgi ve dokümantasyon - Belge yönetimi - Bölüm 2: Kılavuzlar. Türk Standartlar Örgütü: Ankara.
  57. Williams, R. F. (2002). Realizing the need and putting the key components in place to getting it right in records management. Maryland: AIIM International.
  58. Zawiyah, M. Y. ve Chell, R. W. (2002). Towards a theoretical construct for records management. Records management Journal, 12(2), 55-64.

Copyright and license

Copyright © 2013 The author(s). This is an open access article distributed under the Creative Commons Attribution License (CC BY), which permits unrestricted use, distribution, and reproduction in any medium or format, provided the original work is properly cited.

How to cite

Külcü, Özgür, Çakmak, T., & Özel, N. (2013). Records Management in Enterprise Information Systems: A Case Study Carried Out on the Practices in States Universities of Turkey. Information World, 14(2), 251-269. https://doi.org/10.15612/BD.2013.120