Abstract

Information and records in electronic environment have been valid in law by the enactment of Electronic Signature Act and the updates to legislation. With the enforcement of legislation, the transformation process of the business process related to record management from physical environment to electronic environment has been accelerated. In order to manage the records of public institution in electronic environment, every public institution started to establish an Electronic Record Management System (ERMS). The issues related to electronic record (e-record) interchange among public institutions are planned to solve by way of developing e-Correspondence Project and Registered e-Mail (REM) Project. The aim of this study is to provide information and to raise the consciousness about the projects mentioned above and the responsibilities of public institutions. In this study; the literature and especially the legislation related to record management processes, electronic signature (e-signature) and REM have been reviewed and some interviews with responsible people related to projects and legislation have been done. It is necessary for public institutions to structure an ERMS which is appropriate to TSE 13298 and e-Correspondence Technical Specification Document and to buy a REM address after the REM Service Providers (REMSPs) start giving service.

Keywords: Registered e-Mail, REM, e-Record, e-Correspondence

References

  1. AKCE (2010). Electronic Signatures and ETSI Standards. Republic of Albania, National Authority for Electronic Certification. 06 Ekim 2012 tarihinde http://www.akce.gov.al/documents/etsi_standards_english.pdf adresinden erişildi.
  2. Alkan, M. (2008). Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) Sistemi. e–Dönüşüm Türkiye İcra Kurulu’nun 26 Aralık 2008 tarihinde yapılan 26’ncı toplantısı. 08 Ekim 2012 tarihinde http://www.bilgitoplumu.gov.tr/Documents/1/Icra_Kurulu/081226_IK26.ToplantisiToplantisiKayitliElektronikPostaProjesiBTK.pdf adresinden erişildi.
  3. API Nedir? (2012). 18 Kasım 2012 tarihinde www.tekniksorular.com adresinden erişildi.
  4. Arslan, R. (2009, 24-27 Eylül). Bilgi toplumuna geçiş sürecinde bilginin artan ekonomik değeri ve işletmeler üzerindeki etkileri. Uluslararası Davraz Kongresi’nde sunulan bildiri. 19 Haziran 2012 tarihinde http://idc.sdu.edu.tr/tammetinler/yonetim/yonetim25.pdf adresinden erişildi.
  5. Bail, S. (2012). Application Program Interface (API) A path to seamless software integration. 14 Kasım 2012 tarihinde http://www.cabinetng.com/media/API.pdf adresinden erişildi.
  6. Beder, F. (2005). Elektronik belge yönetim sistemi ve TCMB örneği. Uzmanlık Yeterlilik Tezi, TC Merkez Bankası, Ankara.
  7. Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu. (2011, 25 Ağustos). Kayıtlı Elektronik Posta Sistemine İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik.
  8. Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu. (2012). 12 Ocak 2012 tarihinde www.tk.gov.tr adresinden erişildi.
  9. Bilgi Toplumu Dairesi Başkanlığı. (2011). 30 Mart 2011 tarihinde http://www.bilgitoplumu.gov.tr/Portal.aspx?value=UE9SVEFMUQ9MTYzJlBBR0VWRVJTSU9OPS0xJk1PREU9UFVCTElTSEVEX1ZFUlNJT04= adresinden erişildi.
  10. Civelek, D. Y. ve Turan, H. K. (2010). Kurumlar arası e-Yazışma çalışma raporu, Ankara: DPT Bilgi Toplumu Dairesi Başkanlığı.
  11. Devlet Planlama Teşkilatı. (2006). Bilgi Toplumu Stratejisi (2006-2010). Ankara: Devlet Planlama Teşkilatı.
  12. e-Yazışma Projesi. (2012). 08 Mayıs 2012 tarihinde http://www.e-yazisma.gov.tr adresinden erişildi.
  13. Elektronik İmza Kanunu. (2004, 23 Temmuz). 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu.
  14. ETSI TS 102 640. (2012). Electronic Signatures and Infrastructures (ESI); Registered Electronic Mail (REM). 06 Ekim 2012 tarihinde http://webapp.etsi.org/workprogram/Frame_WorkItemList.asp?qSORT=HIGHVERSION&qETSI_ALL=&SearchPage=TRUE&qETSI_NUMBER=102+640&qINCLUDE_SUB_TB=True&qINCLUDE_MOVED_ON=&qSTOP_FLG=&qKEYWORD_BOOLEAN=&qSTOPPING_OUTDATED=&butSimple=Search&includeNonActiveTB=FALSE&includeSubProjectCode=&qREPORT_TYPE=SUMMARY adresinden erişildi.
  15. Haber Depoları. (2012). 16 Ocak 2012 tarihinde www.haberdisk.com adresinden erişildi.
  16. Kalkınma Bakanlığı. (2011). e-Yazışma Projesi teknik spesifikasyon dokümanı. Ankara: Kalkınma Bakanlığı.
  17. Kabasakal, D. (2012, 1-5 Haziran). Kayıtlı e-Posta (KEP). EBYS Semineri’nde sunulan bildiri, Ankara:TODAİE.
  18. Karabacak, B. (2009). Türkiye’de bilişim güvenliği ile ilgili yasal altyapıların analizi. 03 Ocak 2012 tarihinde www.bilgiguvenligi.gov.tr adresinden erişildi.
  19. Önaçan, M.B.K. ve Medeni, T.D. (2012). Elektronik imza nedir, neden gereklidir, ihtiyacı nasıl karşılanmalıdır?. Türk İdare Dergisi, 474(Haziran), 171-194.
  20. Önaçan, M.B.K., Medeni, T.D. ve Özkanlı, Ö. (2012). Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS)’nin faydaları ve kurum bünyesinde EBYS yapılandırmaya yönelik bir yol haritası. Sayıştay Dergisi, 85 (Nisan-Haziran), 1-26.
  21. Özler, İ. (2007). Bilgi güvenliği ve elektronik imza kavramları, ekonomik boyutlarının incelenmesi ve elektronik imza uygulamaları. Yayınlanmamış yüksek lisans tezi, Dicle Üniversitesi, Diyarbakır.
  22. Ruggieri, F. (2010). Registered e-mail (REM) — reliable e-mail for everybody. Datenschutz und Datensicherheit – DuD, 34(5), 314-317.
  23. Samast, Y. (2010, 10-12 Şubat). Kayıtlı Elektronik Posta (KEP). Akademik Bilişim 2010’da sunulan bildiri, Muğla. 07 Şubat 2012 tarihinde www.ab.org.tr/ab10/bildiri/202.pdf adresinden erişildi.
  24. Samast, Y. (2012, 01-02 Mart). Kayıtlı elektronik posta- yasal ve güvenli e-posta. III.Bilgi Teknolojileri Yönetişim ve Denetim Konferansı’nda sunulan bildiri, İstanbul. 16 Nisan 2012 tarihinde http://www.btyd.org/tr/3sunum/ysamast.pdf adresinden erişildi.
  25. Sevim, T. (2009). Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) sistemi. Mobil Devlet 2009 Yılı Sunumları, 06 Ekim 2012 tarihinde http://www.mdevlet.org adresinden erişildi.
  26. Tanrıkulu, C. (2009). Türk ve Avusturya hukukunda elektronik tebligat. TBB Dergisi, 85, 315-331.
  27. Türk Ticaret Kanunu. (2011, 13 Ocak). 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu.
  28. Uygun, N. (2012). Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) nedir ve neler sağlar?. 19 Mayıs 2012 tarihinde http://www.cozumpark.com adresinden erişildi.
  29. Ünver, M., Kabasakal, D. ve Günaydın Y. (2010, 06-08 Mayıs). Kayıtlı elektronik posta sistemi ve hizmetleri. 4. Uluslararası Bilgi Güvenliği ve Kriptoloji Konferansı’nda sunulan bildiri. 19 Kasım 2012 tarihinde http://www.iscturkey.org/iscold/2010.html adresinden erişildi.
  30. Verion Teknoloji Grubu. (2012). 12 Ocak 2012 tarihinde http://www.verion.com.tr adresinden erişildi.

License

Copyright (c) 2012 The author(s). This is an open access article distributed under the Creative Commons Attribution License (CC BY), which permits unrestricted use, distribution, and reproduction in any medium or format, provided the original work is properly cited.

How to Cite

Önaçan, M. B. K. (2012). Legislation Related to Electronic Record Interchange Among Public Institutions and Things to Do in Public Institutions. Information World, 13(2), 494-506. https://doi.org/10.15612/BD.2012.153