Abstract

There were some difficulties creating challenges that were encountered in the process of applying the Standard File Plan as developed by the National Archives Administration. An important part of these challenges originated from the fact that the subject headings do not correspond with the defined tasks and functions of the municipalities, moreover the subject headings are not descriptive enough and the application of the plan to electronic records is not clear enough. The aim of this article is to offer solutions to such problems on the basis of an illustrative example. Thus the file plan at the Istanbul Metropolitan Municipality have been studied for this article. In the conclusion of the article, which was reached by also using interviews and surveys, the difficulties caused by the plan itself, as well as the institution and staff were examined. It is to believe that a well-designed records management program by using an appropriate systems approach will much contribute in solving the problems.

Keywords: File management, Records management, Archives

References

  1. Arşiv Müdürlüğü Görev ve Çalışma Yönetmeliği. (2007). İBB Arşiv Müdürlüğü. 22 Ekim 2007 tarihinde http://www.ibb.gov.tr/trTR/Kurumsal/Birimler/ArsivMd/Pages/AnaSayfa.aspx adresinden erişildi.
  2. Bakanlıkların Kuruluş ve Görev Esasları Hakkında 174 Sayılı Kanun Hükmünde Kararname İle 13/12/1983 Gün ve 174 Sayılı Bakanlıkların Kuruluş ve Görev Esasları Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin Bazı Maddelerinin Kaldırılması ve Bazı Maddelerinin Değiştirilmesi Hakkında 202 Sayılı Kanun Hükmünde Kararnamenin Değiştirilerek Kabulü Hakkında Kanun. (1984). Kanun no: 3046, Resmi Gazete t. 9/10/1984, s. 18540. 10 Eylül 2007 tarihinde http://www.hukuki.net/kanun/3046.15.text.asp adresinden erişildi.
  3. Başbakanlık Personel ve Prensipleri Genel Müdürlüğü’nün 13/08/1991 tarih ve 08-3-383-16649 sayı ve 1991/17 numaralı genelgesi. (1993). Başbakanlık dış genelgeler (1991-1992), Ankara: Başbakanlık Personel ve Prensipleri Genel Müdürlüğü.
  4. Biçer, A. (1999). Belediyelerde arşiv hizmetleri ve arşiv yönetmeliğinin getirdikleri (I-IV). Yerel Gündem, 1(7), 21-27; 1(8), 37-45; 1(9), 42-50; 1(10), 49-55.
  5. Büyükşehir ve il belediye başkanlıkları tespit ve değerlendirme formu. (2005). Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü. 13 Haziran 2007 tarihinde http://www.devletarsivleri.gov.tr/belediyeler/bsbasil.htm adresinden erişildi.
  6. Çiçek, N. (2007). Dosya tasnif planlarında fonksiyonun gücü. Serap Kurbanoğlu, Yaşar Tonta ve Umut Al (Yay. Haz.). Değişen Dünyada Bilgi Yönetimi Sempozyumu, 24-26 Ekim 2007 Ankara, Bildiriler içinde (ss. 235-244). Ankara: Hacettepe Üniversitesi Bilgi ve Belge Yönetimi Bölümü.
  7. Devlet arşiv hizmetleri hakkında yönetmelik. (1988). 5 Ekim 2007 tarihinde http://www.devletarsivleri.gov.tr/Arsiv_mevzuati/ adresinden erişildi.
  8. Devlet memurları kanunu (1965). Kanun No: 657, 11 Kasım 2007 tarihinde http://www.mevzuat.adalet.gov.tr/html/388.html adresinden erişildi.
  9. Dosyalama ve standart dosya planı (2006). (Hizmete Özel), Ankara: Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü.
  10. Engin, B. (1962). Alman belediyeleri teşkilatının ve dosya usulünün desimâl sisteme intibakı. İdare Dergisi, 32(276), 51-54.
  11. Eren, A. (1952). Türkiye’de modern muhaberat, dosya ve arşiv sistemleri. İller ve Belediyeler Dergisi, 8(84), 30-32.
  12. Eren, A. (1953a). Arşiv işleri. İller ve Belediyeler Dergisi, 8(94), 45-48.
  13. Eren, A. (1953b). Desimal tertipte dosya ve saire bölümü esasları ve misali. İller ve Belediyeler Dergisi, 8(89), 39-43.
  14. Gültekin, O. (2007). İstanbul Büyükşehir Belediyesi Yazı İşleri ve Karar Daire Başkanlığı Arşiv Müdürlüğü Arşiv uzmanı, 15 Ekim 2007 tarihinde yapılan görüşme.
  15. İBB (2001). İstanbul Büyükşehir Belediyesi evrak üretim-dosyalama ve arşivleme mevzuatı. İstanbul: Belediye.
  16. İBB (2006). İhaleler. 25 Ağustos 2007 tarihinde http://www.ibb.gov.tr/IBB/Templates/Turkce/IhaleVeIlan/IhaleListe adresinden erişildi.
  17. İBB (2007a) İstanbul Büyükşehir Belediyesi evrak üretim-dosyalama ve arşivleme mevzuatı. İstanbul: Belediye.
  18. İBB (2007b). İhaleler. 25 Ağustos 2007 tarihinde http://www.ibb.gov.tr/IBB/Templates/Turkce/IhaleVeIlan/IhaleListe adresinden erişildi.
  19. İcimsoy, O. (2000) Belediyelerde imar dosyalarının belge profili ve arşivlerinin oluşumu: Kartal Belediyesi örneği. Arşiv Araştırmaları Dergisi, 2, 47-62.
  20. İçişleri Bakanlığı (2006). Standart dosya planı. 25 Temmuz 2007 tarihinde http://www.icisleri.gov.tr/_Icisleri/Web/Gozlem.aspx?sayfaNo=1 adresinden erişildi.
  21. İçişleri Bakanlığı (2007). Bakanlığın B.05.0.BID.0.00.00.04/804.04/234 sayılı ve 19.03.2007 tarihli “Standart Dosya Panı” konulu yazısı, İstanbul Büyükşehir Belediyesi evrak üretim-dosyalama ve arşivleme mevzuatı, İstanbul: Belediye.
  22. İş kanunu (2003). Kanun no: 4857. 10 Kasım 2007 tarihinde http://www.apakymm.com/isci_ozluk.doc adresinden erişildi.
  23. Kandur, H. (2006). Elektronik belge yönetimi sistem kriterleri referans modeli (V.2.0) (gözden geçirilmiş 2.bs.). İstanbul: Devler Arşivleri Genel Müdürlüğü.
  24. Karaduman, N. (2007). İstanbul Büyükşehir Belediyesi Yazı İşleri ve Karar Daire Başkanlığı Arşiv Müdürlüğü Arşiv Uzmanı, 5 Ekim 2007 tarihinde yapılan görüşme.
  25. Kaya, Y. (2007). Yapı-Kredi Kültür Sanat Yayıncılık Ticaret ve Sanayi A.Ş. Arşiv Uzmanı, 10-13 Ekim 2007 tarihleri arasında yapılan görüşme.
  26. Külcü, Ö. ve Külcü, H. U. (2007). Değişen koşullarda kurumsal belge ve arşiv hizmetleri: Bir uygulama örneği olarak Türkiye Kızılay Derneği. Serap Kurbanoğlu, Yaşar Tonta, Umut Al (Yay. Haz.). Değişen Dünyada Bilgi Yönetimi Sempozyumu 24-26 Ekim 2007, Ankara Bildiriler içinde (ss. 245-251). Ankara: Hacettepe Üniversitesi Bilgi ve Belge Yönetimi Bölümü.
  27. Local government group (2007). Local government classification scheme, Records Management Society. 20 Eylül 2007 tarihinde http://www.bcs.org/server.php?show=ConWebDoc.14082 adresinden erişildi.
  28. Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin Değiştirilerek Kabulü Hakkında Kanun. (1988). Kanun no: 3473, Resmi Gazete, t. 04.10.1988, s. 19949.
  29. Parker, E. (1999). Managing your organization’s records. London: Library Association Publishing.
  30. Saraç, S. (2007a). Standart dosya planı. Arşiv Dünyası, 9, 44-46.
  31. Saraç, S. (2007b). Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü Cumhuriyet Arşivi Daire Başkanlığı görevlisi, 28 Aralık 2007 tarihinde yapılan görüşme.
  32. Standart dosya planıyla ilgili 2005/7 sayılı Başbakanlık genelgesi. (2005). 6 Aralık 2005 tarihinde http://www.devletarsivleri.gov.tr/02005-032003802.pdf adresinden erişildi.
  33. Stewart, J. R. ve Melesco, N. M. (2002). Professional records and information management. Newyork: McGrow-Hill.
  34. Yönetim Şeması (2007). İstanbul Büyükşehir Belediyesi yönetim şeması. 20 Kasım 2007 tarihinde http://www.ibb.gov.tr/trTR/kurumsal/Pages/YonetimSemasi.aspx adresinden erişildi.

License

Copyright (c) 2008 The author(s). This is an open access article distributed under the Creative Commons Attribution License (CC BY), which permits unrestricted use, distribution, and reproduction in any medium or format, provided the original work is properly cited.

How to Cite

Çiçek, N. (2008). Challenges Encountered when Applying Standard File Plan in Municipalities. Information World, 9(2), 466-504. https://doi.org/10.15612/BD.2008.314