Abstract

Universities use electronic records management systems (ERMS) in order to conduct internal correspondence faster, safer, more transparent and less costly. The interoperability of ERMS in the universities is important issue both for the integration of the ERMS and other systems within the institution and for the inter-organizational correspondence to be conducted in the electronic environment. In this research, current status of ERMS used in the universities in Ankara was investigated in terms of interoperability. The research included 104 personnel from the departments of all universities (9) accepting to contribute to the research and having ERMS in their organization. The findings obtained from the questionnaire were evaluated by making various statistical analyzes through SPSS software. As a result of the research, it was found that universities conduct inter-organizational correspondence through Registered Electronic Mail (REM), have trouble with REM, have no lack of legal infrastructure and troubles with suitability of guidelines and standards, the private universities have lack of technical infrastructure related to the interoperability, the level of awareness about interoperability in the state universities are higher than the private universities. In line with the results, various proposals were submitted to the university administrators, software companies and The Council of Higher Education.

Keywords: Electronic records management system, records management in the universities, interoperability, registered electronic mail, REM

References

  1. Çalık, S. (2010). Kamu sektöründe birlikte çalışabilirlik ve açık standartlar (Yayımlanmamış yüksek lisans tezi). İstanbul Teknik Üniversitesi Fen Bilimleri Enstitüsü, İstanbul. https://polen.itu.edu.tr/xmlui/bitstream/handle/11527/5723/10109.pdf?sequence=1&isAllowed=y adresinden erişildi.
  2. Dişli, M. (2019). Üniversitelerde elektronik belge yönetim sistemlerinin birlikte çalışabilirlik açısından değerlendirilmesi (Yayımlanmamış yüksek lisans tezi). Hacettepe Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü, Ankara. http://openaccess.hacettepe.edu.tr:8080/xmlui/handle/11655/7669 adresinden erişildi.
  3. European Telecommunications Standards Institute [ETSI]. (2007). Technical Report Electronic Signatures and Infrastructures (ESI); Registered E-Mail (ETSI TR 102 605 V1.1.1). https://www.etsi.org/deliver/etsi_tr/102600_102699/102605/01.01.01_60/tr_102605v010101p.pdf adresinden erişildi.
  4. European Telecommunications Standards Institute [ETSI]. (2008). Electronic Signatures and Infrastructures (ESI); Registered Electronic Mail (REM); Architecture, Formats and Policies; Part 2: Data Requirements and Formats for Signed Evidences for REM. (ETSI TS 102 640-2 V1.1.1). https://www.etsi.org/deliver/etsi_ts/102600_102699/10264002/01.01.01_60/ts_10264002v010101p.pdf adresinden erişildi.
  5. European Commission, IDABC. (2004). European interoperability framework for pan-European e-government services. (Version 1.0). http://ec.europa.eu/idabc/servlets/Docd552.pdf adresinden erişildi.
  6. European Commission, IDABC. (2008). Draft document as basis for EIF 2.0. http://www.unapcict.org/sites/default/files/2019-01/European%20Interoperability%20Framework%20for%20Pan-European%20eGovernment%20Services%20-%20Version%202.0.pdf adresinden erişildi.
  7. Government of India, Department of Electronics and Information Technology. (2012). Technical standards for interoperability framework for e-governance in India (Version 1.0). http://egovstandards.gov.in/sites/default/files/Technical%20Standards%20for%20IFEG%20Ver1.0.pdf adresinden erişildi.
  8. Kandur, H. (2011). Türkiye’de kamu kurumlarında elektronik belge yönetimi: mevcut durum analizi ve farkındalığın artırılması çalışmaları. Bilgi Dünyası, 12(1), 2-12. http://bd.org.tr/index.php/bd/article/view/6 adresinden erişildi.
  9. Külcü, Ö. ve Çakmak, T. (2009). Türkiye’de elektronik belge yönetimine dönük koşulların değerlendirilmesi: 17 kurumda gerçekleştirilen analiz sonuçları. A. Yıldızeli, A. Arıkan ve T. Çakmak (Ed.), ÜNAK 09, Bilgi Çağında Varoluş: Fırsatlar ve Tehditler içinde. İstanbul: ÜNAK. http://bby.hacettepe.edu.tr/yayinlar/T%C3%BCrkiye%E2%80%99de%20Elektronik%20Belge%20Y%C3%B6netimine%20D%C3%B6n%C3%BCk%20Ko%C5%9Fullar%C4%B1n%20De%C4%9Ferlendirilmesi17%20Kurumda%20Ger%C3%A7ekle%C5%9Ftirilen%20Analiz%20Sonu%C3%A7lar%C4%B1.pdf adresinden erişildi.
  10. Lallana, E. C. (2008). e-Government interoperability. Bangkok: United Nations Development Programme (UNDP). https://www.unapcict.org/sites/default/files/2019-01/eGovernment%20Interoperability.pdf adresinden erişildi.
  11. Luksaite, D. (2014). Electronic records and interoperability. Office of The Chief Archivist of Lithuania. https://www.archyvai.lt/en/new/interoperability.html adresinden erişildi.
  12. National Information Technology Agency. (2010). Ghana e-government interoperability framework. https://www.ghanahealthservice.org/downloads/Ghana_eGIF_Main.pdf adresinden erişildi.
  13. Önaçan, M.B.K. (2012). Kamu kurumları arasında elektronik belge alışverişi ile ilgili mevzuat ve kamu kurumlarında yapılması gerekenler. Bilgi Dünyası, 13(2). 494-506. http://bd.org.tr/index.php/bd/article/view/81 adresinden erişildi.
  14. Önaçan, M.B.K. ve Medeni, T. D. (2012). Elektronik imza nedir, neden gereklidir, ihtiyacı nasıl karşılanmalıdır? Türk İdare Dergisi, 474. 171-200.
  15. Önaçan, M. B. K., Medeni, T. D. ve Özkanlı, Ö. (2012). Elektronik belge yönetim sistemi (EBYS)’nin faydaları ve kurum bünyesinde EBYS yapılandırmaya yönelik bir yol haritası. Sayıştay Dergisi, 85, 1-26. http://www.acarindex.com/dosyalar/makale/acarindex-1423911470.pdf adresinden erişildi.
  16. Özdemirci, F., Torunlar, M. ve Saraç, S. (2009). Üniversiteler için belge yönetimi ve arşiv sistemi işlemleri (BEYAS) el kitabı. Ankara: Boyut Tanıtım Matbaacılık.
  17. Öztürk, G. (2019). Türkiye’de e-devlet sürecinde elektronik tebligat ve kayıtlı elektronik posta (KEP) uygulaması (Yayımlanmamış yüksek lisans tezi). Hacettepe Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü, Ankara. http://www.openaccess.hacettepe.edu.tr:8080/xmlui/bitstream/handle/11655/6224/10240152.pdf?sequence=1&isAllowed=y adresinden erişildi.
  18. Sönmez, V. ve Alacapınar, F. G. (2014). Örneklendirilmiş bilimsel araştırma yöntemleri. Ankara: Anı Yayıncılık.
  19. Standart Dosya Planı ile İlgili 2005/7 Sayılı Başbakanlık Genelgesi. (2005). T.C. Resmi Gazete (25766, 25 Mart 2005). http://www.resmigazete.gov.tr/eskiler/2005/03/20050325-10.htm adresinden erişildi.
  20. Tanrıkulu, C. (2009). Türk ve Avusturya hukukunda elektronik tebligat. TBB Dergisi, 85, 315-331. http://portal.ubap.org.tr/App_Themes/Dergi/2009-85-570.pdf adresinden erişildi.
  21. T. C. Kalkınma Bakanlığı, Bilgi Toplumu Dairesi. (2012). e-Dönüşüm Türkiye projesi birlikte çalışabilirlik esasları rehberi (Sürüm 2.1). http://www.bilgitoplumu.gov.tr/wp-content/uploads/2014/04/Birlikte_Calisabilirlik_Esaslari_Rehberi_2.1.pdf adresinden erişildi.
  22. T. C. Kalkınma Bakanlığı. (2016). e-Yazışma teknik rehberi (Sürüm 1.3.). https://cbddo.gov.tr/SharedFolderServer/Photos/duyuru/eyazisma.pdf adresinden erişildi.
  23. The German Commission of the Federal Government for IT. (2019). SAGA - Standards and architectures for e-government applications (Version 5.0). https://joinup.ec.europa.eu/collection/eprocurement/discussion/saga-standards-and-architectures-egovernment-applications adresinden erişildi.
  24. The Government of the Hong Kong Special Administrative Region. (2020). The Interoperability framework for e-government (S18, Version 18.1). https://www.ogcio.gov.hk/en/our_work/infrastructure/e_government/if/doc/s18.pdf adresinden erişildi.
  25. TS 13298. (2015). Elektronik belge ve arşiv yönetim sistemi standardı. Ankara: Türk Standartları Enstitüsü.
  26. Yazıcı, S. (2019). Elektronik belge yönetim sistemlerinde birlikte çalışabilirlik ve olgunluk modeli önerisi (Yayımlanmamış doktora tezi). Ankara Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü, Ankara.
  27. Yazıcı, S. ve Özdemirci, F. (2019). Bilgi yönetim sistemlerinin birlikte çalışabilirlik gereksinimleri ve elektronik belge yönetim sistemi birlikte çalışabilirlik olgunluk modeli. Bilgi Yönetimi, 2(2), 84-105. https://dergipark.org.tr/en/download/article-file/849714 adresinden erişildi.
  28. Yılmaz, Y. (2015). Kayıtlı Elektronik Posta (Kep) hizmetinin kamu kuruluşlarına ait elektronik belge yönetim sistemlerinde kullanılmasına yönelik süreç modeli önerisi (Yayımlanmamış yüksek lisans tezi). Gazi Üniversitesi Bilişim Enstitüsü, Ankara.
  29. Yılmaz, Y. ve Üstündağ, M. T. (2015). Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) hizmetinin kamu kuruluşlarına ait elektronik belge yönetimi sistemlerinde kullanılması. Bilgi Dünyası, 16(2), 204-221. doi: 10.15612%2FBD.2015.488

License

Copyright (c) 2020 The author(s). This is an open access article distributed under the Creative Commons Attribution License (CC BY), which permits unrestricted use, distribution, and reproduction in any medium or format, provided the original work is properly cited.

How to Cite

Dişli, M., & Külcü, Özgür. (2020). The Evaluation of Electronic Records Management Systems at Universities in Terms of Interoperability. Information World, 21(1), 35-63. https://doi.org/10.15612/BD.2020.781