Abstract

In the management process of libraries, efforts are made to meet their needs by ensuring the harmonious administration of five key elements: budget, personnel, users, collections, and physical space. In this context, the tendering method is frequently used to meet the various organizational needs of the libraries. However, tenders can be canceled for various reasons after lengthy and intensive bureaucratic procedures. Canceled tenders mean the initiation of an entirely new tender preparation process, resulting in time loss, increased workload, and the failure to meet needs. The purpose of this study is to identify the reasons for the cancellation of tenders conducted by administrations for libraries, to reveal the problems experienced during the tender processes, and to offer recommendations for library managers, practitioners, and regulators on improving the procurement processes. For this purpose, a content analysis was conducted to analyze the canceled tenders carried out by library administrations between 2010 and 2024 (June), as listed on the Electronic Public Procurement Platform (EKAP). The research results indicate that the primary reasons for tender cancellations are, respectively: the absence of bidders, tenders’ exceeding the estimated cost, and the absence of valid bidders. In terms of canceled tender areas, construction and building works rank highest for libraries affiliated with the General Directorate of Libraries and Publications (KYGM), municipal libraries, and university libraries. In school libraries, furniture and furnishing are prioritized. The years 2021, 2022, 2023 witnessed the highest rates of tender cancellations. The findings suggest that these cancellations are attributed to economic factors such as financial crisis and insufficient library budgets, as well as lack of knowledge and experience among library staff regarding complex tender processes. It is recommended that, during periods of crisis, should be handled with a proactive approach with planning should be made taking the risk of tender cancellations into account.

Keywords: libraries, canceled tenders, public tender, public procurement, Public Procurement Law

References

  1. Akbaytürk Çanak, T., Çelik, S., Çukadar, S., Güneş, G., Gürdal, G. Holt, İ. Kaya, E. ve Kaygusuz, A. (2014). 2023’e Doğru Türkiye’de Üniversite Kütüphaneleri: Mevcut Durum, Sorunlar, Standartlar ve Çözüm Önerileri. Yükseköğretim Kurulu, Ankara. https://gcris.iyte.edu.tr/bitstream/11147/4316/1/%c3%9cniversite%20K%c3%bct%c3%bcphaneleri%20Raporu.pdf
  2. Akkaya, M. A. (2013). Türkiye’de yeni bin yılda kurulan devlet üniversitelerinin kütüphaneleri hakkında niceliksel bir değerlendirme. Türk Kütüphaneciliği, 27(4), 601-618. http://www.tk.org.tr/index.php/tk/article/view/943
  3. American Library Association. (t.y.). Budgeting & finance: In addition to the skills acquired in obtaining an MLS, librarians also need administration and management skills. https://www.ala.org/tools/atoz/librarybudgetfinance/budgetfinance
  4. Association of Research Libraries. (2018a). ARL statistics survey statistical trends. Library expenditures as a percent of total university expenditures, 1982–2017. https://www.arl.org/wp-content/uploads/2020/03/ARL-Library-Expenditures.pdf
  5. Association of Research Libraries. (2018b). ARL statistics survey statistical trends. Expenditure trends in ARL Llibraries 1998–2018. https://www.arl.org/wp-content/uploads/2019/10/expenditure-trends.pdf
  6. Atuğ, M. ve Taytak, M. (2018). Kamu satın alımları kapsamında doğrudan temin uygulamalarının değerlendirilmesi ve bir vaka analizi. Sayıştay Dergisi, 110, 91-123. https://www.sayistay.gov.tr/files/4215_110m4.pdf
  7. Bilir, H. (2004). İhale piyasalarında rekabet politikaları: Rekabetin sağlanması ve korunması. [Rekabet Kurumu uzmanlık tezi]. https://www.rekabet.gov.tr/Dosya/uzmanlik-tezleri/50-pdf
  8. Bisbrouck, M. (2007). The building process including how to choose an architect. K. Latimer ve H. Niegaard (Ed.), IFLA Library Building Guidelines: Developments and Reflections (ss.119-126). https://repository.ifla.org/handle/123456789/1405
  9. Büber, B. (2008). Yeni bir çatışma alanı: Kamu alımları. [Yayımlanmamış doktora tezi]. Ankara Üniversitesi.
  10. Cenan, E. (2023). Kamu ihale kanununa göre ihalenin iptali. Danıştay Dergisi, 155, 203-244. : https://dergi.danistay.gov.tr/documents/e.cenan.pdf
  11. Çiçek, G. (2009). 4734 Sayılı Kamu İhale Kanunu’nun Yapım işlerinde ihaleleri uygulamalarında karşılaşılan ihale uyuşmazlıkları ve çözüm önerileri [Yayımlanmamış yüksek lisans tezi]. Anadolu Üniversitesi
  12. Dilek-Kayaoğlu, H. (2021). Süreli yayın dermesinin yönetimi: Basılı ve Elektronik. E. Yılmaz ve L. Kanık (Ed.) Bilgi merkezlerinde yönetim (Cilt 2, ss. 369-400). İstanbul: Hiperyayın.
  13. Dokuz Eylül Üniversitesi. (2023). 2023 yılı idare faaliyet raporu. https://strateji.deu.edu.tr/wp-content/uploads/2024/02/2023-YILI-IDARE-FAALIYET-RAPORU-29022024_Kapakli_Son.pdf
  14. Duru, M. N. ve Aydın, H. (2015). Üniversite/araştırma kütüphanelerinin sorunları ve çözüm önerileri. Anadolu Bil Meslek Yüksekokulu Dergisi (37), 69-82.
  15. Edizdoğan, N., Çetinkaya Ö. ve Gümüş, E. (2015). Kamu maliyesi (6. bs.). Ekin Yayınevi.
  16. Ertaş, R. C. (2010). Kamu kaynaklarının etkin kullanımı açısından kamu ihale kanununda öngörülen ihale usullerinin incelenmesi ve değerlendirilmesi [Yayımlanmamış yüksek lisans tezi]. Gazi Üniversitesi.
  17. Fazekas, M., Tóth, B., Abdou, A. ve Al-Shaibani, A (2024). Global contract-level public procurement dataset. Data in Brief, 54: 110412.
  18. Frederick, J. K. ve Wolff-Eisenberg, C. (2020). Academic library strategy and budgeting during the -COVID-19 pandemic: Results from the Ithaka S+R US Library Survey 2020. https://sr.ithaka.org/wp-content/uploads/2020/12/SR-Report-Academic-Library-Strategy-and-Budgeting-During-the-COVID-19-Pandemic-120920.pdf
  19. Frempong-Kore, A. (2021). The relevance of collection development policy in the collection development of Maranatha University college and Ghana Christian University college libraries. Library Philosophy and Practice, 4997. https://digitalcommons.unl.edu/libphilprac/4997
  20. Gazi Üniversitesi. (2023). Kütüphane ve dokümantasyon daire başkanlığı 2024-2028 dönemi stratejik planı. https://webupload.gazi.edu.tr/upload/13/2024/2/16/7eaa7357-06ce-4d72-91a8-dc8fd9fc220d-2024-2028-stratejIk-plani-kddb-duzeltme.pdf
  21. Gök, Y. (2010). Kamu ihale hukukuna hâkim olan ilkeler. Dış Denetim Dergisi, 2,12-23. https://www.kimakademi.com.tr/pdf/kamu-ihale-2.pdf
  22. Günal C. (2011). İdarenin mal ve hizmet edinme usullerinden biri olarak kamu ihaleleri [Yayımlanmamış yüksek lisans tezi]. İstanbul Üniversitesi.
  23. Güneş, G. (2021a). Bilgi merkezleri arasında iş birliği ve koordinasyon: Konsorsiyum çalışmaları. E. Yılmaz ve L. Kanık (Ed.) Bilgi merkezlerinde yönetim (Cilt 1-2, ss. 166-205). İstanbul: Hiperyayın.
  24. Güneş, G. (2021b). Türkiye’de üniversite kütüphanelerinin yeniden tasarlanması: Yeni kütüphane konsept tasarımı ile Marmara Üniversitesi kütüphaneleri ve değişen hizmetleri. Sefa Şahin (Ed.) Türkiye’de kütüphaneler ve uygulama örnekleri (ss.14-41). Marmara Belediyeler Birliği Kültür Yayınları.
  25. Güneş, G ve Birinci, A. (2023). Kütüphaneler için bütçe yaklaşımları. Pervin Bezirci ve Işıl İlknur Sert (Ed). Cumhuriyet’in 100. Yılında bilgi ve belge yönetimi teknolojisinde güncel yaklaşımlar (s.735- 760).
  26. Güneş, G., Demirkol, İ. T., ve Eriş, M. (2017,12-14 Ekim ). Kütüphanelerde kaynak yönetimi ile ilgili “23 Things”. ÜNAK Akademik Kütüphanelerde Kaynak Yönetimi Sempozyumu, 21–28.
  27. Hacettepe Üniversitesi. (t.y.). 2023-2027 stratejik planı. https://sgdb.hacettepe.edu.tr/sayfa_dosyalari/raporlar/stratejik_plan/2023-2027_HU_SPkisa.pdf
  28. International Organization for Standardization. (2012). Information and documentation- qualitative conditions basic statistics for library buildings -space, function and design. https://www.iso.org/obp/ui/en/#iso:std:iso:tr:11219:ed-1:v1:en
  29. İlkorkor, Z. Ş. (2010). Kamu yönetiminde etkinliğin sağlanmasında alternatif bir model: İhale yöntemi. Türk İdare Dergisi, (468), 63-84.
  30. İl Özel İdaresi Kanunu. (2005, 22 Şubat). Resmî Gazete (Sayı: 25745). http://www.tk.org.tr/APA/apa_2.pdf
  31. İstanbul Üniversitesi. (2023). İstanbul Üniversitesi 2024-2028 stratejik planı. https://cdn.istanbul.edu.tr/FileHandler2.ashx?f=iu-2024-2028-stratejik-plani--son-hali--(25.10.2023).pdf
  32. Jaeger, P. T., Gorham, U, Bertot, J.C. ve Sarin, C, L. (2013). Democracy, neutrality and value demonstration in the age of austerity. Library Quarterly, 83(4), 368-82. https://www.journals.uchicago.edu/doi/abs/10.1086/671910
  33. Kakırman Yıldız, A. (2017). Türk kütüphaneciliğinde mekân, kullanıcı ve hizmet sorunlarının bir değerlendirmesi. Marmara Türkiyat Araştırmaları Dergisi, 4(2) 417-430.
  34. Kamu İhale Kanunu [KİK]. (2002, 4 Ocak). Resmî Gazete (Sayı: 4734) 4/1/2002. https://www.mevzuat.gov.tr/mevzuat?MevzuatNo=4734&MevzuatTur=1&MevzuatTertip=5
  35. Kamu İhale Kurumu. (2023). Kamu alımları izleme raporu: Dönem 01.01.2022-31.12.2022. Kurumsal Gelişim ve Araştırma Dairesi Başkanlığı, Ankara. https://dosyalar.kik.gov.tr/genel/Raporlar/2022_yariyil_kamu_alimlari_izleme_raporu.pdf
  36. Kamu İhale Kurumu (t.y.). EKAP’ta 4734 Sayılı Kanun kapsamında ihale süreci akış dokümanı. https://dosyalar.kik.gov.tr/yardim/dokumanlar/4734_Akis_Diagram.pdf?1
  37. Kanık, L. ve Gökdoğan, F. (2021). Özel kütüphaneler ve yönetim. E. Yılmaz ve L. Kanık (Ed.) Bilgi merkezlerinde yönetim I (Cilt 1-2, ss. 670-716). Hiperyayın.
  38. Karabay, M ve Toyata, B. (2021). İşletme yönetimine giriş: panoramik bakış. E. Yılmaz ve L. Kanık (Ed.) Bilgi merkezlerinde yönetim I (Cilt 1-2, ss. 17-79). Hiperyayın.
  39. Karadeniz Teknik Üniversitesi. (2023). 2024-2028 Stratejik planı. https://www.ktu.edu.tr/dosyalar/tr_JQFYj.pdf
  40. Kaya, E. (2021). Üniversite kütüphanelerinde değişim ve yenilikçi süreçte kütüphane yöneticileri. E. Yılmaz ve L. Kanık (Ed.) Bilgi merkezlerinde yönetim I (ss. 522-573). Hiperyayın.
  41. Kayan, Y. (1992). Üniversite kütüphanelerinde bütçe ve bütçenin rasyonel kullanımı. Türk Kütüphaneciliği, 6(4): 194-203.
  42. Kerlinger, F. N. (1986). Foundations of behavioral research (3. baskı). Holt, Rinehart, and Winston: New York.
  43. Kırıkkale Üniversitesi. (2019). Kırıkkale Üniversitesi 2020-2024 Stratejik planı. : https://strateji.kku.edu.tr/Idari/Duyuru/Index/16384
  44. Krippendorf, K. (2004). Content analysis: An introduction to its methodology. Sage Publication
  45. Kumru, M ve Kumru, P. Y. (2010). Hastanelerde satın alma sürecinin iyileştirilmesi: Bir örnek uygulama. (Ed.) Harun Kırılmaz. II. Uluslararası Sağlıkta Performans ve Kalite Kongresi Bildiriler Kitabı (ss.171-183). Tedavi Hizmetleri Genel Müdürlüğü
  46. Kütüphaneler ve Yayımlar Genel Müdürlüğü. (2024). Halk kütüphaneleri ve merkez teşkilat yıllık istatistik bülteni. https://kygm.ktb.gov.tr/Eklenti/123668,2023-yili-istatistik-bilgileri-pdfpdf.pdf?0
  47. Kütüphaneler ve Yayımlar Genel Müdürlüğü. (t.y. a). Yeni nesil kütüphane binaları. https://kygm.ktb.gov.tr/TR-310786/yeni-nesil-kutuphane-binalari.html
  48. Kütüphaneler ve Yayımlar Genel Müdürlüğü. (2022). Çocuk ve halk kütüphanelerinin iyileştirilmesi. https://kygm.ktb.gov.tr/TR-311657/cocuk-ve-halk-kutuphanelerinin-iyilestirilmesi.html
  49. Marmara Üniversitesi. (2022). Marmara Üniversitesi 2021-2025 Stratejik Planı. https://sgdb.marmara.edu.tr/dosya/sgdb/raporlar/M.%C3%9C.%202021-2025%20Stratejik%20Plani%20G%C3%BCncellenmis%20Versiyon%20%282022%29.pdf
  50. ODTÜ. (2022). 2023-2027 Stratejik planı. https://sp.metu.edu.tr/system/files/SP_TUR2023-27.pd
  51. Organisation for Economic Co-operation and Development [OECD]. (2021). Government at a Glance 2021, OECD Publishing, Paris, https://doi.org/10.1787/1c258f55-en
  52. Organisation for Economic Co-operation and Development [OECD]. (2023). Public procurement performance: A framework for measuring efficiency, compliance and strategic goals. OECD Public Governance Policy Papers. : https://www.oecd.org/content/dam/oecd/en/publications/reports/2023/08/public-procurement-performance_0ebfe3e7/0dde73f4-en.pdf
  53. Öden, H. Y. (2021). Çocuk kütüphanesi iç mekân tasarımında çok fonksiyonlu mobilyaların kullanımı. Online Journal of Art and Design, 9(3): 92-103. http://adjournal.net/articles/93/938.pdf
  54. Özdemirci, F. (1990). Halk kütüphanelerinde bütçe kanunlarıyla verilen ödeneklerin analizi. Türk Kütüphaneciliği 4(3):108-127.
  55. Patton, M. Q. (2014). Nitel araştırma ve değerlendirme yöntemleri. (M. Bütün ve S. Beşir Demir, Çev.). Pegem Akademi.
  56. Polat, C. ve Odabaş, H. (2011). Türkiye’de üniversite kütüphaneleri: Standartlar ve yönetici görüşleri doğrultusunda niceliksel bir değerlendirme. Atatürk Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü Dergisi, 15(1): 43-62.
  57. Prasad, B. D. (2008). A method of social science research: Content analysis. D. K. Lal Das ve V. Bhaskaran (Ed.) Research methods for social work (Cilt 1, ss. 173–193) Rawat Publication.
  58. Savova, M. ve Price, J. (2019). Redesigning the academic library materials budget for the digital age applying the power of faceted classification to acquisitions fund management. Library Resources & Technical Services, 63, 131-142.
  59. Solak, A. (2013). Yapım ihalelerinde karşılaşılan sorunlar ve çözüm önerileri. KSU Mühendislik Bilimleri Dergisi, 16(2): 13-21.
  60. Tasarruf Tedbirleriyle İlgili 2024/7 Sayılı Cumhurbaşkanlığı Genelgesi. (2024). 17 Mayıs 2024 tarihli ve 32549 sayılı Resmî Gazete. https://www.resmigazete.gov.tr/eskiler/2024/05/20240517-5.pdf
  61. T.C. Merkez Bankası. (2024). Terimler sözlüğü. https://www.tcmb.gov.tr/wps/wcm/connect/tr/tcmb+tr/main+menu/banka+hakkinda/egitim-akademik/terimler+sozlugu/
  62. T.C. Millî Eğitim Bakanlığı. (2015). Zenginleştirilmiş kütüphaneler (z kütüphane) etki analiz araştırması. https://dhgm.meb.gov.tr/dosyalar/Z_Kutuphane_Etki_Analizi_Arast%C4%B1rmasi.pdf
  63. Thai, V. K. (2001). Public procurement re-examined. Journal of Public Procurement,1(1): 9-50.
  64. Türkiye İstatistik Kurumu [TÜİK]. (2024). İnşaat Maliyet Endeksi, Aralık 2023. https://data.tuik.gov.tr/Bulten/Index?p=Insaat-Maliyet-Endeksi-Aralik-2023-4948
  65. Türk Kütüphaneciler Derneği. (1995). 2000’e beş kala kütüphaneciliğimiz ve bilgi hizmetlerindeki sorunlarımıza çözüm önerileri. Türk Kütüphaneciliği, 9(1): 65-77.
  66. Türkiye İstatistik Kurumu. (2023). Kütüphane istatistikleri. https://data.tuik.gov.tr/Bulten/Index?p=Kutuphane-Istatistikleri-2023-53655
  67. Üniversite ve Araştırma Kütüphanecileri Derneği. (2024). Kütüphaneler. https://librarysector.unak.org.tr/kutuphaneler?kategori=27
  68. Worldbank. (2022), Türkiye ekonomik izleme raporu, Şubat 2022: Akıntıya karşı kürek çekmek. https://thedocs.worldbank.org/en/doc/05d5260898bd51b9401cad0ecc476393-0080012022/original/TEM-Executive-Summary-in-Turkish-February-2022.pdf?utm_source=chatgpt.com
  69. Yatırım İzleme ve Koordinasyon Başkanlığı Görev, Yetki ve Sorumlulukları İle Çalışma Usul Ve Esaslarına Dair Yönetmelik. (2014, 4 Nisan). Resmî Gazete (Sayı: 28962). https://www.resmigazete.gov.tr/eskiler/2014/04/20140404-31.htm
  70. Yılmaz, Ö. ve Kaya, V. (2005). Kamu harcama çeşitleri ve ekonomik büyüme ilişkisi. Sosyal Ekonomik Araştırmalar Dergisi, 5(9), 257-271. https://dergipark.org.tr/tr/pub/susead/issue/28433/302873
  71. Yördem, Y. ve Şeker, H. (2018). Türkiye’nin idari yapısı ve mülki idarenin yeri. Dicle Üniversitesi Adalet Meslek Yüksekokulu Dicle Adalet Dergisi, 2(4), 10-24. https://dergipark.org.tr/en/download/article-file/686853
  72. Yurtseven, M. (2024, 26 Kasım). 2022-2024 devlet üniversitesi kütüphaneleri yayın alımları bütçelerinin TL-Dolar-Euro bazında değerlendirmesi. https://ihalekutuphane.com/2024/11/26/2022-2024-yillari-devlet-universitesi-kutuphaneleri-yayin-alimlari-butcelerinin-tl-dolar-euro-bazinda-degerlendirmesi/?utm_source=chatgpt.com

Copyright and license

Copyright © 2025 The author(s). This is an open access article distributed under the Creative Commons Attribution License (CC BY), which permits unrestricted use, distribution, and reproduction in any medium or format, provided the original work is properly cited.

How to cite

Alır Derbent, G., & Soylu, D. (2025). Problems in the Procurement Process in Libraries: An Evaluation of Canceled Tenders. Information World, 26(1), 107-147. https://doi.org/10.15612/BD.2025.798