Öz

Bilgi teknolojileri çerçevesinde gelişen e-devlet uygulamalarıyla beraber belge yönetiminin boyutu değiştirmiştir. Bu bağlamda, kurumsal ve idari gereksinimlere uygun sistemlerin geliştirilebilmesi için ulusal ve uluslararası koşulların incelenmesi, mevcut uygulamalarda yaşanan sorunların ve beklentilerin saptanması gerekli görülmektedir. Bu çerçevede araştırmanın alanını Kalkınma Bakanlığı Merkez Teşkilatında elektronik belge yönetimi uygulamalarının analizi oluşturmuştur. Bakanlığın Ankara’da bulunan Merkez Teşkilatı’nda elektronik belge yönetimi sistemlerini kullanma yetkisi olan 804 kullanıcıya anket uygulanmış, ankete katılım sayısı 167 olarak belirlenmiştir. Gerçekleştirilen analizlerle, Kalkınma Bakanlığında elektronik belge ve arşiv yönetimi kapsamındaki EBYS, AVBYS ve KBTarama sistemleri incelenmiştir. Çalışma sonucunda söz konusu sistemlere yönelik sorunlar, geliştirilmesi gereken alanları belirtilmiş ve çözüm önerileri sunulmuştur.

Anahtar Kelimeler: Belge yönetimi, Kurumsal belge yönetimi, Elektronik belge yönetimi, Elektronik belge yönetimi sistemleri, Kalkınma Bakanlığı

Referanslar

  1. Arşiv ve belge yönetim sistemi (AVBYS). (2014). 2 Ocak 2014 tarihinde https://dptnet.dpt.gov.tr/SitePages/dptnet.aspx adresinden erişildi.
  2. Bailey, S. (2011). Measuring the impact of records management: data and discussion from the UK higher education sector. Records Management Journal, 21(1), 46-68.
  3. Bayram, Ö., Özdemirci, F., ve Şen, Z. (2012, 31 Mayıs- 02 Haziran). Elektronik belge yönetim sistemlerinde kurumsallaştırma süreci: Ankara Üniversitesi elektronik belge yönetim ve arşivleme sistemi çalışmaları. Bilgi Eksenli Kuram ve Uygulamalar: Sorgulayıcı ve Çözümleyici Yaklaşımlar Sempozyumu’nda sunulan bildiri. 12 Şubat 2013 tarihinde http://ebeyas.ankara.edu.tr/dosyalar/bildiriler/bildiri_metni.pdf adresinden erişildi.
  4. Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik. (1988). T.C. Resmî Gazete, Sayı: 19816, 16 Mayıs 1988.
  5. Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS). (2010). Devlet Planlama Teşkilatı. Yönetim ve Bilgi Merkezi Dairesi Başkanlığı Genelge. Sayı: 2010/4 28 Aralık 2010.
  6. Gunnlaugsdottir, J. (2008). Registering and searching for records in electronic records management systems. International Journal of Information Management, 28(4), 293-304.
  7. Kandur, H. (2006). Elektronik belge yönetimi sistem kriterleri referans modeli (2. bs). Ankara: Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü.
  8. KB-Tarama. (2014). KB-Tarama. 2 Ocak 2014 tarihinde https://dptnet.dpt.gov.tr/SitePages/dptnet.aspx adresinden erişildi.
  9. Kaptan, S. (1989). Bilimsel araştırma teknikleri ve istatistik yöntemleri. Ankara: Tekışık Matbaası.
  10. Külcü, Ö. (2012). Türkiye’de kurumsal elektronik bilgi ve belge yönetimi uygulamalarına dönük koşulların değerlendirilmesi: 57 örnek kurumun analizi. Türk Kütüphaneciliği, 26(1), 30-52.
  11. Li Xie. (2006). Evaluation of electronic document and record management program in an Canadian Municipality. Unpublished master’s thesis, University of Biritsh Colombia.
  12. Minnesota State Archives, Minnesota Historical Society. (2004). Electronic document management systems. Version 4. Minnesota: Minnesota State Archives, Minnesota Historical Society. 13 Şubat 2013 tarihinde http://www.mnhs.org/preserve/records/electronicrecords/docs_pdfs/DocumentMgmt-v5-march2012.pdf adresinden erişildi.
  13. Odabaş H. ve Rukancı, F. (2004). Belge yönetiminin bir unsuru olarak yazışma yönetimi. Türk Kütüphaneciliği, 18(4),385-406.
  14. Odabaş, H. (2008). Elektronik belge düzenleme yaklaşımları ve Türkiye’de e-devlet uygulamalarında elektronik belge yönetimi. Atatürk Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü Dergisi, 12(2), 121-142.
  15. Odabaş, H. (2009, 11-13 Şubat). Bilgi kaynaklarının işletiminde elektronik doküman yönetimi ve elektronik belge yönetimi sistemlerinin rolü. Akademik Bilişim’09 - XI. Akademik Bilişim Konferansı’nda sunulan bildiri.
  16. Özdemirci, F., Torunlar, M. ve Saraç, S. (2009). Üniversiteler için belge yönetimi ve arşiv sistemi işlemleri (BEYAS) el kitabı. Ankara.
  17. South Carolina Department of Archives & History. (2008) Electronic records management guidelines: electronic document management systems.Version 2. South Carolina: South Carolina Department of Archives & History. 13 Şubat 2013 tarihinde http://rm.sc.gov/electronicrecords/ERmanagementguidelines/Documents/erm EDMS.pdf adresinden erişildi.
  18. Standart Dosya Planı. (2005). Başbakanlık Personel ve Prensipler Genel Müdürlüğü Genelge, Sayı: 320-3802, 24 Mart 2005.
  19. The National Archives and Records Administraiton (NARA). (2011). 2011 Records Management self assesment report. College Park, MD: The National Archives and Records Administraiton. 03 Nisan 2012 tarihinde http://www.archives.gov/records-mgmt/resources/self-assessment-2011.pdf adresinden erişildi.

Lisans

Telif Hakkı (c) 2014 Yazar(lar). Açık erişimli bu makale, orijinal çalışmaya uygun şekilde atıfta bulunulması koşuluyla, herhangi bir ortamda veya formatta sınırsız kullanım, dağıtım ve çoğaltmaya izin veren Creative Commons Attribution License (CC BY) altında dağıtılmıştır.

Nasıl Atıf Yapılır

Umut, G., & Külcü, Özgür. (2014). Elektronik Belge Yönetimi Uygulamalarında Karşılaşılan Sorunların Analizi ve Çözüm Önerileri: Kalkınma Bakanlığı Örneği. Bilgi Dünyası, 15(1), 102-124. https://doi.org/10.15612/BD.2014.418