Öz

Çalışma kapsamında kurumsal belge işlemlerini etkileyen koşulları ve sorunları tespit etmek amacıyla anket yapılmıştır. Anket çalışması Türkiye Kızılay Derneği (TKD) genel merkez birimleri ile bağlı birimlerde belge işlemlerine yönelik özgün koşulları tanımlayabilmek için gerçekleştirilmiştir.

Çalışmanın hipotezi “Türkiye Kızılay Derneği’nde belge yönetimi uygulamaları kurumda yapılacak kapasite değerlendirme çalışması ile geliştirilebilir” şeklinde belirlenmiştir. Gerçekleştirilen anket TKD içerisinde personel eğitiminde, belge erişime dönük üst veri unsurlarının tanımlanmasında, erişim kısıtlamaları, değerlendirme ve imha işlemlerinde, denetim mekanizmalarının oluşturulmasında, uygulamaların birimlere yayılmasında sorunlar yaşandığını, iletişim ve rutin yazışmalarda elektronik ortama geçişin öncelikli alanlardan olduğunu göstermiştir. Araştırma sonucunda, belgelerle çalışan TKD personeli kapasite değerlendirme çalışması ile kurumun belge sisteminin geliştirilebileceğine %96,7 oranında destek vermiş, analizler sonucunda da kurumun belge yönetim programında sorunlar yaşandığı ortaya çıkmış ve hipotezimiz kanıtlanmıştır.

Anahtar Kelimeler: Belge yönetimi, Kapasite değerlendirme, Türkiye Kızılay Derneği

Referanslar

  1. Ayıklama ve imha komisyonlarina ait çalışma rehberi ve devlet arşivlerine arşivlerin devir işlemleri: 3473 sayılı Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında Kanun kapsamında yer alan kurum ve kuruluşlarda. (1996). Selvet Saraç ve Mehmet Torunlar (Yay. Haz.). Ankara: Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü Cumhuriyet Arşivleri Daire Başkanlığı.
  2. Baş, T. (2001). Anket: Anket nasıl hazırlanır, anket nasıl uygulanır, anket nasıl değerlendirilir? Ankara: Seçkin.
  3. Bilgi Edinme Hakkı Kanunu. (2003). Resmî Gazete, Sayı: 25269, 24 Ekim 2003.
  4. Cisco, S. L. ve Strong, K. V. (1999). The value added information chain. Information Management Journal, 33(1), 4-15.
  5. Çiçek, N. (2000). ISO 9000 kalite güvence sistemi standardında evrak üretimi ve yönetimi. Arşiv Araştırmaları Dergisi, 2, 7-34.
  6. Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik. (1988). Resmî Gazete, Sayı: 19816, 16 Mayıs 1988.
  7. Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelikte Değişiklik Yapılmasına Dair Yönetmelik. (2001). T.C.Resmi Gazete, Sayı: 24487, 08 Ağustos 2001: 95-100.
  8. Dollar, C. M. (2002). Authentic electronic records: Strategies for long term access. Chicago: Cohasset Association.
  9. Elektronik İmza Kanunu. (2004). Resmî Gazete, Sayı: 25355, 23 Ocak 2004.
  10. Gürbüz, S. (1990). Belge erişiminde teknolojik yaklaşım. Yayımlanmamış doktora tezi, Hacettepe Üniversitesi, Ankara.
  11. Information management planning. (2005). Government of Alberta Information Management Branch. 3 Eylül 2007 tarihinde http://www.im.gov.ab.ca/publications/pdf/IMPlanningGuide.pdf adresinden erişildi.
  12. İçimsoy, A. O. (1999). Arşivlerde mikroform kullanımı: Yeni teknolojiler ve sorunlar. Bilgi Çağı, Bilgi Merkezleri ve Bilgi Teknolojileri Sempozyumu 7-9 Mayıs 1997 - Bildiriler içinde (ss.7-14). Ankara: Ankara Üniversitesi.
  13. Kandur, H. (1998). Arşivlerde kullanıcı hizmetleri ve bilgisayar kullanımı. I.Milli Arşiv Şurası (Tebliğler Tartışmalar) <20-21 Nisan 1998 Ankara> içinde (ss.579-588). Ankara: Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü.
  14. Kandur, H. (2006). Elektronik belge yönetimi sistem kriterleri referans modeli. İstanbul: Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü. 1 Haziran 2007 tarihinde http://www.devletarsivleri.gov.tr/EBYS_v_2_0.pdf adresinden erişildi.
  15. Kaptan, S. (1989). Bilimsel araştırma ve gözlem teknikleri. Ankara: Tekışık Matbaası.
  16. Külcü, Ö. (2005). Kamu üniversitelerinde kalite yönetimi ve kalite sistem dokümantasyonu çerçevesinde belge yönetimi. Yayımlanmamış doktora tezi, Hacettepe Üniversitesi, Ankara.
  17. Odabaş, H. (2007). Elektronik belge yönetimi ve kamu kurum ve kuruluşları. Yayımlanmamış doktora tezi, Ankara Üniversitesi, Ankara.
  18. Özdemirci, F. (1996). Kurum ve kuruluşlarda belge üretiminin denetimi ve belge yönetimi. İstanbul: Türk Kütüphaneciler Derneği İstanbul Şubesi.
  19. Pember, M. (2006). Sorting out the standards: What every records and information professional should know. Records Management Journal, 16(1), 21-31.
  20. Penn, I. A., Mordel, A. ve Pennix, G. (1994). Record management handbook. Kelvin Smith: Gower.
  21. Shepherd, E. ve Geoffrey, Y. (2003). Managing records a handbook of principles and practices. London: Facet Publishing.
  22. Spratt, R. (2004). Records management: The next ten years. RDIMS (Records, Documents and Image Management Systems). Canadian Federal Government Shared System Initiative. 8 Haziran 2006 tarihinde https://www.rdims.com/Documents/WhitePaper-RecordsManagementTheNextTenYears.doc adresinden erişildi.
  23. Standart Dosya Planı. (2005). Başbakanlık Personel ve Prensipler Genel Müdürlüğü Genelge, Sayı: 320-3802, 24 Mart 2005.
  24. T.C. Başbakanlık Devlet Planlama Teşkilatı. (2008). Kalkınma planları. 18 Haziran 2008 tarihinde http://ekutup.dpt.gov.tr/plan.asp adresinden erişildi.
  25. TS ISO 15489-1. (2007). Bilgi ve dokümantasyon - Belge yönetimi Bölüm 1: Genel. Türk Standartlar Örgütü: Ankara.
  26. TS ISO 15489-2. (2007). Bilgi ve dokümantasyon - Belge yönetimi - Bölüm 2: Kılavuzlar. Türk Standartlar Örgütü: Ankara.
  27. Türk Standartları Enstitüsü. (2007a). Bilgi ve dokümantasyon - Belge yönetimi (TSE ISO 15589-1). 1 Kasım 2007 tarihinde https://www.tse.org.tr/turkish/abone/StandardDetay.asp?STDNO=45399&sira=0 adresinden erişildi.
  28. Türk Standartları Enstitüsü. (2007b). Bilgi ve dokümantasyon – Elektronik belge yönetimi. (TSE 13298). 1 Kasım 2007 tarihinde http://www.tse.org.tr/Turkish/Abone/Standard_Ara.asp?Durum=IcsTablosu&Sira=1&EskiKod=01.110 adresinden erişildi.
  29. Williams, R. F. (2002). Realizing the need and putting the key components in place to getting it right in records management. Maryland: AIIM International.
  30. Zawiyah, M. Y ve Chell, R. W. (2002). Towards a theoretical construct for records management. Records Management Journal, 12(2), 55-64.

Lisans

Telif Hakkı (c) 2009 Yazar(lar). Açık erişimli bu makale, orijinal çalışmaya uygun şekilde atıfta bulunulması koşuluyla, herhangi bir ortamda veya formatta sınırsız kullanım, dağıtım ve çoğaltmaya izin veren Creative Commons Attribution License (CC BY) altında dağıtılmıştır.

Nasıl Atıf Yapılır

Uzun Külcü, H., & Külcü, Özgür. (2009). Belge Yönetiminde Kurumsal Koşulların Değerlendirilmesi: Türkiye Kızılay Derneği Örneği. Bilgi Dünyası, 10(1), 35-59. https://doi.org/10.15612/BD.2009.293