Öz

Türkiye’de elektronik belge kullanımı, Elektronik İmza Kanunu’nun çıkmasının ardından daha da yaygınlaşmıştır. Ancak, bu olumlu gelişme bazı problemleri de beraberinde getirmiştir. Son dönemde bu belgelerin uzun süreli saklanmaları durumunda özgünlüklerini muhafaza edemeyecekleri sorunu tartışılmaktadır. Bu sorunun sebebi elektronik belgelerin iletilmeleri sırasında bazı form özelliklerinin kaybolması, belgenin ait olduğu dosya ve diğer belgelerle ilişkisinin kopması gibi ihtimallerdir. Bu sorunlardan biri de “elektronik belgelerin arşivsel bağının kurulamaması” meselesidir. Arşivsel bağ, bir belgenin form özelliklerini kullanarak üreticisi ve aynı fonksiyon kapsamındaki diğer belgelerle olan ilişkisini tespit edebilmektir. Bu bağın ortaya çıkarılmasında kullanılan önemli bir araç diplomatik metottur. Elektronik belgenin arşivsel bağı, onun üretildiği yazılım, zaman damgası, elektronik imza sahibi, imza güvenliğini sağlayan elektronik sertifika hizmet sağlayıcısı ve üstveri elemanları gibi birçok etken göz önünde bulundurularak analiz edilir. Bu araştırmada, diplomatik metodun elektronik belgelerin özgünlüğünü tespit için kullanılacak arşivsel bağa katkısı incelenmiştir.

Anahtar Kelimeler: Belge tipolojisi, Elektronik belgelerin diplomatiği, Arşivsel bağ, Belge yönetimi

Referanslar

  1. American National Standards Institute-Association for Information Management Professionals (2007). The Digital records conversion process: Program planning, requirements, prosedures. 10 Nisan 2011 tarihinde http://www.arma.org/standards/DigitalConversion.cfm adresinden erişildi.
  2. Artuk, M. E., Gökcen, A. ve Yenidünya, A. C. (2006). 5237 Sayılı kanuna göre ceza hukuku özel hükümler ( 7. bs). Ankara: Turhan Kitapevi.
  3. Ataman, B. K. (2008). Enformasyon bilimlerine fütüristik yaklaşım. Bilgi Dünyası, 9(1), 67-89.
  4. Bartlett, N. (1996). Diplomatics for photographic images: academic exoticism?. American Archivist, 59/4 (Fall), 486-494.
  5. Beder, F. (2005). Elektronik belge yönetimi sistemi ve Türkiye Cumhuriyeti Merkez Bankası örneği. Uzmanlık yeterlilik Tezi, Türkiye Cumhuriyeti Merkez Bankası İletişim Genel Müdürlüğü, Ankara. 22 Mart 2010 tariihinde http://www.tcmb.gov.tr/kutuphane/TURKCE/tezler/ adresinden erişildi.
  6. Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu. (2010). 5 Ocak 2010 tarihinde http://www.tk.gov.tr/ adresinden erişildi.
  7. Çiçek, N. (2009). Modern belgelerin diplomatiği. İstanbul: Derlem.
  8. Delmas B. (1996). Manifesto for a contemporary diplomatics: From institutional documents to organic information. American Archivist, 59/4 (Fall), 438-452.
  9. Duranti, L. (1997). The Archival bond. Archives and Museum Informatics, 11, 213-218.
  10. Duranti, L. (1998). Diplomatics: new uses for an old science. Lanham: Society of American Archivists.
  11. Duranti, L. (2009). From digital diplomatics to digital records forensic. Archivaria, 68 (Fall), 39-66.
  12. Duranti, L. ve Guercio, M. (1997). Research issues in archival bond. Electronic Records Meeting’de sunulan bildiri. 23 Aralık 2009 tarihinde http://www.archimuse.com/erecs97/s1-ld-mg.HTM adresinden erişildi.
  13. Duranti, L. ve MacNeil, H. (1996). The Protection of the integrity of electronic records: An overview of the UBC-MAS research project. Archivaria, 42(Fall), 46-67.
  14. Electronic records management handbook. (2007). 26 Ağustos 2009 tarihinde http://www.osp.dgs.ca.gov/recs/erm-toc.htm adresinden erişildi.
  15. Elektronik belge yönetimi. (2009). Türkiye Bilişim Derneği Web sitesinden 10 Nisan 2011 tarihinde erişildi: http://eski.tbd.org.tr/resimler/ekler/6e19e830859f2cb_ek.pdf?tipi=27&turu=X&sube=0
  16. Elektronik İmza Kanunu. (2004, 23 Ocak). T. C. Resmi Gazete, (25355). 5 Ocak 2009 tarihinde http://www.tk.gov.tr/eimza/eimza_yasasi.htm adresinden erişildi.
  17. Esteva, M., Xu, W., Sreevelsan-Nair, J., Athalye, A. ve Hade, M. (2009). Finding narratives of activities through archival bond in electronically stored information (ESI). DESI III Global E-Discovery/E Disclosure Workshop: A Pre-Conference Workshop at the 12th International Conference on Artificial Intelligence and Law ‘da sunulan bildiri. 13 Ocak 2010 tarihinde http://www.law.pitt.edu/DESI3_Workshop/Papers/DESI_III.Esteva-Xu-Nair.pdf adresinden erişildi.
  18. The International Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems Project. (1999). The International research on permanent authentic records in electronic systems. 15 Ocak 2010 tarihinde http://www.interpares.org/ip_director_welcome.cfm adresinden erişildi.
  19. The International Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems Project. (2000a). Authenticity task force: Lineage of elements included in the template for analysis (pre-InterPARES): from traditional diplomatics to contemporary archival diplomatics. 23 Kasım 2007 tarihinde http://www.interpares.org/documents/interpares_ResearchMethodologyStatement.pdf adresinden erişildi.
  20. The International Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems Project. (2000b). Authenticity task force: Research methodology statement. 23 Kasım 2007 tarihinde http://www.interpares.org/documents/interpares_ResearchMethodologyStatement.pdf adresinden erişildi.
  21. The International Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems Project. (2000c). Authenticity task force: Appendix 2: Template for analysis. 2 Ocak 2010 tarihinde http://www.interpares.org/display_file.cfm?doc=ip1_template_for_analysis.pdf adresinden erişildi.
  22. The International Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems Project. (2002). Glossary: A controlled vocabulary of terms used in the InterPARES Project. 12 Ocak 2010 tarihinde http://www.interpares.org/documents/InterPARES%20Glossary%202002-1.pdf adresinden erişildi.
  23. Kandur, H. (2006). Elektronik belge yönetimi referans modeli (V.2.0). Ankara: Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü.
  24. Kamusm.gov.tr. (2011). 9 Nisan 2011 tarihinde http://www.kamusm.gov.tr/ adresinden erişilmiştir.
  25. Kunde, N. (2009). Getting it done – collaboration and development of the digital records conversion standart. American Archivist, 72 (Spring-Summer), 146-159.
  26. Külcü, Ö. ve Çakmak, T. (2009). Elektronik belge yönetimi üzerine InterPARES projesi ve Türkiye takımı faaliyetleri. Bilgi Dünyası, 10(2), 287-302.
  27. McKemmish, S., Acland, G., Ward, N. ve Reed, B. (1999). Describing records in context in the continuum: the Australian recordkeeping metadata schema. Archivaria, 48 (Fall), 3-37. 12 Aralık 2009 tarihinde http://journals.sfu.ca/archivar/index.php/archivaria/article/view/12715/13890 adresinden erişildi.
  28. MacNeil, H. (2000). Trusting records: Legal, historical, and diplomatic perspectives. Dordrecht: Kluwer.
  29. Maliye Bakanlığı. (2006, 11 Temmuz). Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğ Sıra no: 361. T.C. Resmi Gazete, http://www.alomaliye.com/verusullar.htm adresinden erişilmiştir.
  30. Model Requirements for the Management of Electronic Records. (2008). MoReq specification. 15 Nisan 2010 tarihinde http://www.cornwell.co.uk/moreqdocs/moreq.pdf adresinden erişildi.
  31. Odabaş, H. (2009). E-devlet sürecinde elektronik belge yönetimi. İstanbul: Türk Kütüphaneciler Derneği İstanbul Şubesi.
  32. Öberg, L. M.ve Borglund, E. (2006). What are the characteristics of records? International Journal of Public Information Systems, 1, 55-76. 23 Ocak 2010 tarihinde http://www.ijpis.net/issues/no1_2006/IJPIS_no1_2006_p4.pdf adresinden erişildi.
  33. Storch, S. E. (1998). Diplomatics: Modern archival method or medieval artifac. American Archivist, 61 (Fall), 365-378.
  34. Tarık, T. (2008). Adres kayıt sistemi ile kent bilgi sisteminin bütünleştirilmesi. Jeodezi, Jeoinformasyon ve Arazi Yönetimi Dergisi, 99, 13-22. 7 Ocak 2009 tarihinde http://www.hkmo.org.tr/resimler/ekler/65e8a413d0562de_ek.pdf adresinden erişildi.
  35. Türk Standartları Enstitüsü. (2007). Bilgi ve dokümantasyon-elektronik belge yönetimi. Ankara: Yazar. (TS 13298: 2007).
  36. Türk Standartları Enstitüsü (TSE). (2009). Elektronik belge yönetimi. Ankara: Yazar. (TS 13298: 2009).
  37. Telekomünikasyon Kurumu. (2005, 6 Ocak). Elektronik İmza Kanununun Uygulanmasına İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında (25692). 5 Ocak 2009 tarihinde http://www.mevzuat.adalet.gov.tr/html/23061.html adresinden erişildi.
  38. Vergi Usul Kanunu. (1961, 4 Ocak). T.C. Resmi Gazete, ( 10703-10705). 11 Ağustos 2008 tarihinde http://www.mevzuat.adalet.gov.tr/html/1045.html adresinden erişildi.
  39. Williams, C. (2005). Diplomatic attitudes: From Mabillon to metadata. Journal of the Society of Archives, 26(1), 1-24.

Lisans

Telif Hakkı (c) 2011 Yazar(lar). Açık erişimli bu makale, orijinal çalışmaya uygun şekilde atıfta bulunulması koşuluyla, herhangi bir ortamda veya formatta sınırsız kullanım, dağıtım ve çoğaltmaya izin veren Creative Commons Attribution License (CC BY) altında dağıtılmıştır.

Nasıl Atıf Yapılır

Çiçek, N. (2011). Elektronik Belgelerin Diplomatik Analizi ve Arşivsel Bağın Kurulmasındaki Önemi: Türkiye’deki Uygulamalar Işığında Bir İnceleme. Bilgi Dünyası, 12(1), 87-104. https://doi.org/10.15612/BD.2011.223