Öz

Kamu kurumları değişen koşullar ve internetin gelişmesine bağlı olarak ortaya çıkan e-devlet dönüşümü dahilinde kağıt ortamındaki yazışmalarını elektronik ortamda üretmeye, kullanmaya ve saklamaya başlamışlardır. Bununla beraber, elektronik imzanın da yasal zemininin oluşmasıyla kamu kurumları elektronik belgelerini yasal olarak geçerli şekilde paylaşabilmektedir. Elektronik imzalı elektronik belgelerin kurum içerisindeki tüm süreçleri Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) ile kurumsal olarak yönetilebilmektedir. Aynı şekilde, kurum dışı süreçlerin elektronik ortamda resmi ve kurumsal olarak yapılabilmesi ise Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) ile sağlanabilecektir. Ancak, mevzuatın ve sistemin yeni olması nedeniyle KEP sisteminin EBYS ile beraber kullanılabilmesi için ihtiyaç duyulan idari ve teknik aşamaları da içeren bir sürecin belirlenmesi gerekmektedir. Bu çalışmada, belge ve elektronik belge tanımları üzerinde durulmuş, EBYS kavramının içeriği incelenmiş, Türkiye’deki kamu kurumlarındaki elektronik belge ve EBYS çalışmaları hakkındaki yasal ve idari düzenlemeler hakkında bilgi verilmiş, KEP sisteminin tanımı ve kapsamı detaylandırılmıştır. Bununla beraber, kamu kurumlarının KEP sistemini etkin ve verimli kullanabilmeleri için gerçekleştirilmesi ve gözden geçirilmesi gereken süreçler hakkında mevcutta kamu kurumlarında yapılan çalışmalar dahilinde öneriler sunulmuştur.

Anahtar Kelimeler: Elektronik belge yönetim sistemi (EBYS), kamu sektörü, kayıtlı elektronik posta (KEP)

Referanslar

  1. Aydın, C. (2005). Bilgi Teknolojilerinin Belge Yönetimine Etkisi ve Elektronik Belge Yönetimi. Bilgi Dünyası, 6(1), 89-97. http://bd.org.tr/index.php/bd/article/view/219 adresinden erişildi.
  2. Bilgi Toplumu Stratejisi 2006-2010. (2006). 10 Ocak 2015 tarihinde http://www.bilgitoplumu.gov.tr/wp-content/uploads/2014/04/Bilgi_Toplumu_Strateji_2006-2010.pdf adresinden erişildi.
  3. Bilgi Toplumu Stratejisi ve Eylem Planı 2014-2018. (2014). 10 Ocak 2015 tarihinde http://www.bilgitoplumustratejisi.org/download/docfile/8a9481984680deca014bea4232490005 adresinden erişildi.
  4. Beder, F. (2005). Elektronik belge yönetimi sistemi ve Türkiye Cumhuriyeti Merkez Bankası örneği. Uzmanlık yeterlilik Tezi, Türkiye Cumhuriyeti Merkez Bankası İletişim Genel Müdürlüğü, Ankara. 10 Ocak 2015 tarihinde http://www.tcmb.gov.tr/kutuphane/TURKCE/tezler/fevkibeder.htm adresinden erişildi.
  5. BTK (2015). 10 Ocak 2015 tarihinde http://www.tk.gov.tr/sayfa.php?ID=263 adresinden erişildi.
  6. Buckland, M. K. (1997). What Is a ’’Document’’ ?. Journal of the American Society for Information Science (1986-1998), 48(9), 804-809. http://www.columbia.edu/cu/libraries/inside/units/bibcontrol/osmc/bucklandwhat.pdf adresinden erişildi.
  7. Civelek, D. Y., & Turan, H. K. (2010). Kurumlar Arası e-Yazışma Çalışma Raporu. 10 Ocak 2015 tarihinde http://www.bilgitoplumu.gov.tr/wp-content/uploads/2014/04/DPT_eYazisma_Calisma_Raporu_Eylul2010.pdf adresinden erişildi.
  8. Demirtel, H., & Bayram, Ö. (2014). Elektronik Belge Yönetim Sistemlerinin Verimliliğe Katkısı: Kalkınma Bakanlığı Örneği. Bilgi Dünyası, 15(1), 91-101. doi:10.15612/BD.2014.423
  9. DMO - Müşteri Ve Tedarikçilerimizin Kayıtlı Elektronik Posta Adresi (Kep) Almasına İlişkin Duyuru. (2015). 10 Ocak 2015 tarihinde http://kurumsal.dmo.gov.tr/haber.aspx?id=8 adresinden erişildi.
  10. e-Dönüşüm Türkiye Projesi. (2003). T.C. Başbakanlık Genelgesi, Sayı: 2003/12, 27 Şubat 2003.
  11. e-Dönüşüm Türkiye Projesi 2005 Eylem Planı. (2005). 10 Ocak 2015 tarihinde http://www.bilgitoplumu.gov.tr/wp-content/uploads/2014/04/Eylem_Plani_2005.pdf adresinden erişildi.
  12. e-Dönüşüm Türkiye Projesi Kısa Dönem Eylem Planı. (2003). T.C. Başbakanlık Genelgesi, Sayı: 2003/48, 04 Aralık 2003.
  13. e-Yazışma Projesi. (2015). 10 Ocak 2015 tarihinde http://www.e-yazisma.gov.tr/SitePages/eyasizmaana.aspx adresinden erişildi.
  14. Eczacılar ve Eczaneler Hakkında Yönetmelik. (2014). T.C. Resmi Gazete, Sayı: 28970, 12 Nisan 2014.
  15. Elektronik Belge Standartları. (2008). T.C. Başbakanlık Genelgesi, Sayı: 2008/16, 16 Temmuz 2008.
  16. Elektronik Belge Yönetimi. (2009). 10 Ocak 2015 tarihinde http://www.tbd.org.tr/usr_img/cd/kamubib12/raporlarPDF/RP1-2009.pdf adresinden erişildi.
  17. Elektronik İmza Kanunu. (2004). T.C. Resmi Gazete, Sayı: 25355, 23 Ocak 2004.
  18. Elektronik Tebligat Yönetmeliği. (2013). T.C. Resmi Gazete, Sayı: 28533, 19 Ocak 2013.
  19. Elektronik Ticarete İlişkin Yönetmelik Taslakları Hakkında Duyuru. (2015). 10 Ocak 2015 tarihinde http://www.gtb.gov.tr/duyurular/elektronik-ticarete-iliskin-yonetmelik-taslaklari-hakkinda duyuru adresinden erişildi.
  20. EPDK - Elektrik Lisanslı Tüzel Kişiler... (2015). 10 Ocak 2015 tarihinde http://www.epdk.gov.tr/documents/elektrik/duyuru/Elektrik_Lisansli_Tuzel_Kisiler_Kayitli_Elektronik_Posta%20Adresi_duyuru_internet.doc adresinden erişildi.
  21. İş Sağlığı ve Güvenliği Hizmetleri Yönetmeliğinde Değişiklik Yapılmasına Dair Yönetmelik. (2014). T.C. Resmi Gazete, Sayı: 29209, 18 Aralık 2014.
  22. Kabasakal, D. (2013). Kayıtlı Elektronik Posta ve Dünya Uygulama Örnekleri. 10 Ocak 2015 tarihinde http://www.btk.gov.tr/duyurular/dosyalar/ITO_KEP_kullanimi.pdf adresinden erişildi.
  23. Kayıtlı Elektronik Posta Sistemine İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik. (2011). T.C. Resmi Gazete, Sayı: 28036, 25 Ağustos 2011.
  24. Kayıtlı Elektronik Posta ve Elektronik Tebligat Sistemi. (2015). 10 Ocak 2015 tarihinde http://pttkep.gov.tr/doc/KamuSunumu.ppt adresinden erişildi.
  25. KAYSİS (2015). 10 Ocak 2015 tarihinde https://www.kaysis.gov.tr/Devlet_Teskilat_Istatistikleri adresinden erişildi.
  26. KEP Entegrasyon Rehberi. (2015). 10 Ocak 2015 tarihinde http://www.e-yazisma.gov.tr/docs/kep_entegrasyon_rehberi.pdf adresinden erişildi.
  27. KEP Mevzuatı. (2015). 10 Ocak 2015 tarihinde http://tk.gov.tr/bilgi_teknolojileri/kayitli_elektronik_posta/mevzuat.php adresinden erişildi.
  28. KEP Nedir ? (2015). 20 Temmuz 2015 tarihinde http://www.tnbkep.com.tr/kep/kep-nedir.html adresinden erişildi.
  29. Külcü, Ö. (2010). Belge Yönetiminde Yeni Fırsatlar: Dijitalleştirme ve İçerik Yönetimi Uygulamaları. Bilgi Dünyası, 11(2), 290-331. http://bd.org.tr/index.php/bd/article/view/134 adresinden erişildi.
  30. National Archives of Australia-NAA (2004). Digital Recordkeeping: Guidelines For Creating, Managing and Preserving Digital Records. 10 Ocak 2015 tarihinde http://mayaarbinaginting.weebly.com/uploads/1/0/6/1/10612501/digital_recordkeeping.pdf adresinden erişildi.
  31. Önaçan, M. (2012). Kamu Kurumları Arasında Elektronik Belge Alışverişi ile İlgili Mevzuat ve Kamu Kurumlarında Yapılması Gerekenler. Bilgi Dünyası, 13(2), 494-506. http://bd.org.tr/index.php/bd/article/view/81 adresinden erişildi.
  32. Önaçan, M., Medeni, D., & Özkanlı, Ö. (2012). Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS)’nin Faydaları ve Kurum Bünyesinde EBYS Yapılandırmaya Yönelik Bir Yol Haritası. Sayıştay Dergisi(85), 1-26.
  33. Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik. (2015). T.C. Resmi Gazete, Sayı: 29255, 02 Şubat 2015.
  34. Samast, Y. (2012, 01-02 Mart). Kayıtlı elektronik posta-yasal ve güvenli e-posta. III. Bilgi Teknolojileri Yönetişim ve Denetim Konferansı’nda sunulan bildiri, İstanbul.
  35. TNB KEP (2013). Global KEP Araştırma Raporu: Ankara, Ocak 2013.
  36. TNB KEP - TBB Üye Bilgilendirme Kitapçığı. (2015). 10 Ocak 2015 tarihinde http://kep.barobirlik.org.tr/doc/AvukatBilgilendirmeKlavuzu.pdf adresinden erişildi.
  37. TS 13298. (2007). Elektronik belge yönetimi. Ankara: Bilgi Teknolojileri ve İletişim İhtisas Grubu Türk Standartları Enstitüsü.
  38. Türk Ticaret Kanunu. (2011). T.C. Resmi Gazete, Sayı: 27846, 14 Şubat 2011.
  39. Türkiye Bankalar Birliği Bankalardan e-tebligat için kullanacakları KEP adreslerini bildirmelerini istedi. (2015). 10 Ocak 2015 tarihinde http://www.tnbkep.com.tr/hakkimizda/basin/duyurular/ adresinden erişildi.
  40. Türkiye Bilişim Şurası. (2002). e-Devlet. 10 Ocak 2015 tarihinde http://www.tbd.org.tr/usr_img/cd/kamubib12/diger/SuraRaporu.DOC adresinden erişildi.

Lisans

Telif Hakkı (c) 2015 Yazar(lar). Açık erişimli bu makale, orijinal çalışmaya uygun şekilde atıfta bulunulması koşuluyla, herhangi bir ortamda veya formatta sınırsız kullanım, dağıtım ve çoğaltmaya izin veren Creative Commons Attribution License (CC BY) altında dağıtılmıştır.

Nasıl Atıf Yapılır

Yılmaz, Y., & Üstündağ, M. T. (2015). Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) Hizmetinin Kamu Kuruluşlarına Ait Elektronik Belge Yönetimi Sistemlerinde Kullanılması. Bilgi Dünyası, 16(2), 204-221. https://doi.org/10.15612/BD.2015.488