Abstract

Public institutions have started to create, use and reserve their official papers in paper format as electronic type according to changing conditions and e-governance transformation depending on development in internet environment. Additionally, public institutions could share their electronic records in legally effective by publishment of legal status of electronic signature. All processes of electronic records with electronic signature in-institution could be managed by ERMS (Electronic Record Management System) institutionally. Out-institution processes can be done via REM (Registered e-Mail) in the same way. However, due to legislation and the system recently, the process including administrative and technical steps is needed to be established in order to use REM within ERMS. This study has emphasized on definitions of records and electronic records, examined ERMS concept and its content, informed about legal and administrative regulations related to electronic records and ERMS at public institutions in Turkey. In addition to this, the processes needed to be revised and performed are analysed in order that public institutions can use REM in both effective and efficient under recent practices at public institutions.

Keywords: Electronic record management systems (ERMS), public institutions, registered e-mail (REM)

References

  1. Aydın, C. (2005). Bilgi Teknolojilerinin Belge Yönetimine Etkisi ve Elektronik Belge Yönetimi. Bilgi Dünyası, 6(1), 89-97. http://bd.org.tr/index.php/bd/article/view/219 adresinden erişildi.
  2. Bilgi Toplumu Stratejisi 2006-2010. (2006). 10 Ocak 2015 tarihinde http://www.bilgitoplumu.gov.tr/wp-content/uploads/2014/04/Bilgi_Toplumu_Strateji_2006-2010.pdf adresinden erişildi.
  3. Bilgi Toplumu Stratejisi ve Eylem Planı 2014-2018. (2014). 10 Ocak 2015 tarihinde http://www.bilgitoplumustratejisi.org/download/docfile/8a9481984680deca014bea4232490005 adresinden erişildi.
  4. Beder, F. (2005). Elektronik belge yönetimi sistemi ve Türkiye Cumhuriyeti Merkez Bankası örneği. Uzmanlık yeterlilik Tezi, Türkiye Cumhuriyeti Merkez Bankası İletişim Genel Müdürlüğü, Ankara. 10 Ocak 2015 tarihinde http://www.tcmb.gov.tr/kutuphane/TURKCE/tezler/fevkibeder.htm adresinden erişildi.
  5. BTK (2015). 10 Ocak 2015 tarihinde http://www.tk.gov.tr/sayfa.php?ID=263 adresinden erişildi.
  6. Buckland, M. K. (1997). What Is a ’’Document’’ ?. Journal of the American Society for Information Science (1986-1998), 48(9), 804-809. http://www.columbia.edu/cu/libraries/inside/units/bibcontrol/osmc/bucklandwhat.pdf adresinden erişildi.
  7. Civelek, D. Y., & Turan, H. K. (2010). Kurumlar Arası e-Yazışma Çalışma Raporu. 10 Ocak 2015 tarihinde http://www.bilgitoplumu.gov.tr/wp-content/uploads/2014/04/DPT_eYazisma_Calisma_Raporu_Eylul2010.pdf adresinden erişildi.
  8. Demirtel, H., & Bayram, Ö. (2014). Elektronik Belge Yönetim Sistemlerinin Verimliliğe Katkısı: Kalkınma Bakanlığı Örneği. Bilgi Dünyası, 15(1), 91-101. doi:10.15612/BD.2014.423
  9. DMO - Müşteri Ve Tedarikçilerimizin Kayıtlı Elektronik Posta Adresi (Kep) Almasına İlişkin Duyuru. (2015). 10 Ocak 2015 tarihinde http://kurumsal.dmo.gov.tr/haber.aspx?id=8 adresinden erişildi.
  10. e-Dönüşüm Türkiye Projesi. (2003). T.C. Başbakanlık Genelgesi, Sayı: 2003/12, 27 Şubat 2003.
  11. e-Dönüşüm Türkiye Projesi 2005 Eylem Planı. (2005). 10 Ocak 2015 tarihinde http://www.bilgitoplumu.gov.tr/wp-content/uploads/2014/04/Eylem_Plani_2005.pdf adresinden erişildi.
  12. e-Dönüşüm Türkiye Projesi Kısa Dönem Eylem Planı. (2003). T.C. Başbakanlık Genelgesi, Sayı: 2003/48, 04 Aralık 2003.
  13. e-Yazışma Projesi. (2015). 10 Ocak 2015 tarihinde http://www.e-yazisma.gov.tr/SitePages/eyasizmaana.aspx adresinden erişildi.
  14. Eczacılar ve Eczaneler Hakkında Yönetmelik. (2014). T.C. Resmi Gazete, Sayı: 28970, 12 Nisan 2014.
  15. Elektronik Belge Standartları. (2008). T.C. Başbakanlık Genelgesi, Sayı: 2008/16, 16 Temmuz 2008.
  16. Elektronik Belge Yönetimi. (2009). 10 Ocak 2015 tarihinde http://www.tbd.org.tr/usr_img/cd/kamubib12/raporlarPDF/RP1-2009.pdf adresinden erişildi.
  17. Elektronik İmza Kanunu. (2004). T.C. Resmi Gazete, Sayı: 25355, 23 Ocak 2004.
  18. Elektronik Tebligat Yönetmeliği. (2013). T.C. Resmi Gazete, Sayı: 28533, 19 Ocak 2013.
  19. Elektronik Ticarete İlişkin Yönetmelik Taslakları Hakkında Duyuru. (2015). 10 Ocak 2015 tarihinde http://www.gtb.gov.tr/duyurular/elektronik-ticarete-iliskin-yonetmelik-taslaklari-hakkinda duyuru adresinden erişildi.
  20. EPDK - Elektrik Lisanslı Tüzel Kişiler... (2015). 10 Ocak 2015 tarihinde http://www.epdk.gov.tr/documents/elektrik/duyuru/Elektrik_Lisansli_Tuzel_Kisiler_Kayitli_Elektronik_Posta%20Adresi_duyuru_internet.doc adresinden erişildi.
  21. İş Sağlığı ve Güvenliği Hizmetleri Yönetmeliğinde Değişiklik Yapılmasına Dair Yönetmelik. (2014). T.C. Resmi Gazete, Sayı: 29209, 18 Aralık 2014.
  22. Kabasakal, D. (2013). Kayıtlı Elektronik Posta ve Dünya Uygulama Örnekleri. 10 Ocak 2015 tarihinde http://www.btk.gov.tr/duyurular/dosyalar/ITO_KEP_kullanimi.pdf adresinden erişildi.
  23. Kayıtlı Elektronik Posta Sistemine İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik. (2011). T.C. Resmi Gazete, Sayı: 28036, 25 Ağustos 2011.
  24. Kayıtlı Elektronik Posta ve Elektronik Tebligat Sistemi. (2015). 10 Ocak 2015 tarihinde http://pttkep.gov.tr/doc/KamuSunumu.ppt adresinden erişildi.
  25. KAYSİS (2015). 10 Ocak 2015 tarihinde https://www.kaysis.gov.tr/Devlet_Teskilat_Istatistikleri adresinden erişildi.
  26. KEP Entegrasyon Rehberi. (2015). 10 Ocak 2015 tarihinde http://www.e-yazisma.gov.tr/docs/kep_entegrasyon_rehberi.pdf adresinden erişildi.
  27. KEP Mevzuatı. (2015). 10 Ocak 2015 tarihinde http://tk.gov.tr/bilgi_teknolojileri/kayitli_elektronik_posta/mevzuat.php adresinden erişildi.
  28. KEP Nedir ? (2015). 20 Temmuz 2015 tarihinde http://www.tnbkep.com.tr/kep/kep-nedir.html adresinden erişildi.
  29. Külcü, Ö. (2010). Belge Yönetiminde Yeni Fırsatlar: Dijitalleştirme ve İçerik Yönetimi Uygulamaları. Bilgi Dünyası, 11(2), 290-331. http://bd.org.tr/index.php/bd/article/view/134 adresinden erişildi.
  30. National Archives of Australia-NAA (2004). Digital Recordkeeping: Guidelines For Creating, Managing and Preserving Digital Records. 10 Ocak 2015 tarihinde http://mayaarbinaginting.weebly.com/uploads/1/0/6/1/10612501/digital_recordkeeping.pdf adresinden erişildi.
  31. Önaçan, M. (2012). Kamu Kurumları Arasında Elektronik Belge Alışverişi ile İlgili Mevzuat ve Kamu Kurumlarında Yapılması Gerekenler. Bilgi Dünyası, 13(2), 494-506. http://bd.org.tr/index.php/bd/article/view/81 adresinden erişildi.
  32. Önaçan, M., Medeni, D., & Özkanlı, Ö. (2012). Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS)’nin Faydaları ve Kurum Bünyesinde EBYS Yapılandırmaya Yönelik Bir Yol Haritası. Sayıştay Dergisi(85), 1-26.
  33. Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik. (2015). T.C. Resmi Gazete, Sayı: 29255, 02 Şubat 2015.
  34. Samast, Y. (2012, 01-02 Mart). Kayıtlı elektronik posta-yasal ve güvenli e-posta. III. Bilgi Teknolojileri Yönetişim ve Denetim Konferansı’nda sunulan bildiri, İstanbul.
  35. TNB KEP (2013). Global KEP Araştırma Raporu: Ankara, Ocak 2013.
  36. TNB KEP - TBB Üye Bilgilendirme Kitapçığı. (2015). 10 Ocak 2015 tarihinde http://kep.barobirlik.org.tr/doc/AvukatBilgilendirmeKlavuzu.pdf adresinden erişildi.
  37. TS 13298. (2007). Elektronik belge yönetimi. Ankara: Bilgi Teknolojileri ve İletişim İhtisas Grubu Türk Standartları Enstitüsü.
  38. Türk Ticaret Kanunu. (2011). T.C. Resmi Gazete, Sayı: 27846, 14 Şubat 2011.
  39. Türkiye Bankalar Birliği Bankalardan e-tebligat için kullanacakları KEP adreslerini bildirmelerini istedi. (2015). 10 Ocak 2015 tarihinde http://www.tnbkep.com.tr/hakkimizda/basin/duyurular/ adresinden erişildi.
  40. Türkiye Bilişim Şurası. (2002). e-Devlet. 10 Ocak 2015 tarihinde http://www.tbd.org.tr/usr_img/cd/kamubib12/diger/SuraRaporu.DOC adresinden erişildi.

License

Copyright (c) 2015 The author(s). This is an open access article distributed under the Creative Commons Attribution License (CC BY), which permits unrestricted use, distribution, and reproduction in any medium or format, provided the original work is properly cited.

How to Cite

Yılmaz, Y., & Üstündağ, M. T. (2015). Usage of Registered e-Mail (REM) Services in Electronic Record Management Systems Used by Public Institutions. Information World, 16(2), 204-221. https://doi.org/10.15612/BD.2015.488