Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) Hizmetinin Kamu Kuruluşlarına Ait Elektronik Belge Yönetimi Sistemlerinde Kullanılması

Özet

Kamu kurumları değişen koşullar ve internetin gelişmesine bağlı olarak ortaya çıkan e-devlet dönüşümü dahilinde kağıt ortamındaki yazışmalarını elektronik ortamda üretmeye, kullanmaya ve saklamaya başlamışlardır. Bununla beraber, elektronik imzanın da yasal zemininin oluşmasıyla kamu kurumları elektronik belgelerini yasal olarak geçerli şekilde paylaşabilmektedir. Elektronik imzalı elektronik belgelerin kurum içerisindeki tüm süreçleri Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) ile kurumsal olarak yönetilebilmektedir. Aynı şekilde, kurum dışı süreçlerin elektronik ortamda resmi ve kurumsal olarak yapılabilmesi ise Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) ile sağlanabilecektir. Ancak, mevzuatın ve sistemin yeni olması nedeniyle KEP sisteminin EBYS ile beraber kullanılabilmesi için ihtiyaç duyulan idari ve teknik aşamaları da içeren bir sürecin belirlenmesi gerekmektedir. Bu çalışmada, belge ve elektronik belge tanımları üzerinde durulmuş, EBYS kavramının içeriği incelenmiş, Türkiye’deki kamu kurumlarındaki elektronik belge ve EBYS çalışmaları hakkındaki yasal ve idari düzenlemeler hakkında bilgi verilmiş, KEP sisteminin tanımı ve kapsamı detaylandırılmıştır. Bununla beraber, kamu kurumlarının KEP sistemini etkin ve verimli kullanabilmeleri için gerçekleştirilmesi ve gözden geçirilmesi gereken süreçler hakkında mevcutta kamu kurumlarında yapılan çalışmalar dahilinde öneriler sunulmuştur.